Cara Assign Chat WhatsApp Secara Otomatis ke Tiap Agent

Disaat chat yang masuk ke WA bisnis semakin membludak, kamu bisa tingkatkan produktivitas tim customer service dengan cara assign chat WhatsApp secara otomatis ke tiap agent. 

Cara ini cocok untuk bisnis yang kian berkembang ke skala yang lebih besar. Karena biasanya, volume chat pelanggan makin banyak dan butuh penanganan responsif dari tim CS.

Kalau pembagian chat ke masing-masing CS tidak diatur otomastis, bisa-bisa distribusi chat tidak merata, kinerja tim jadi kewalahan, dan balasan chat makin terlambat. 

Belum lagi kalau masih pakai cara manual, tidak ada data yang bisa dijadikan acuan untuk mengukur kinerja setiap CS, termasuk seberapa ccepat CS membalas chat yang masuk. 

Nah, kalau kamu lagi mengalami kendala yang serupa, artikel ini akan bantu kamu mengatasinya lewat cara assign chat WhatsApp secara otomatis ke tiap agent!

Apa itu Auto Assign Chat WhatsApp?

Auto Assign Chat WhatsApp adalah fitur yang mengotomatisasikan penugasan pesan yang masuk ke agen atau tim yang tepat dengan pertimbangan beberapa kriteria tertentu. 

Fungsi fitur ini yaitu agar komunikasi antara bisnis dengan pelanggan lebih efisien. Ketika pertanyaan pelanggan dijawab tepat waktu, maka pelanggan akan merasa lebih puas. 

Auto Assign Chat WhatsApp bisa kamu dapatkan di pihak ketiga yang terintegrasi dengan WhatsApp Business API, seperti di Everpro Chat salah satunya. 

Cara Kerja Auto Assign Chat WhatsApp di Everpro Chat

Di Everpro Chat, fitur Auto Assign Chat WhatsApp atau fitur Distribusi Leads, bekerja dengan cara membagikan leads ke tiap agen CS sesuai jam kerja atau performa. 

Kalau ada agen yang tidak aktif, Everpro Chat juga menyediakan fitur Auto Re-Assign untuk membatalkan penugasan ke agen tersebut, sehingga tak ada pesan yang telat dibalas. 

Untuk pakai fitur ini, kamu perlu berlangganan Everpro Chat terlebih dahulu. Kemudian, ikuti cara assign chat WhatsApp secara otomatis ke tiap agent di Everpro Chat, berikut ini: 

• Masuk ke Everpro Chat Dashboard. 
• Klik menu Distribusi Leads. 
• Klik Tambah Agen untuk menambahkan tim CS yang akan terima chat pelanggan. 
• Klik tombol Setting di salah satu agen jika kamu mau edit alokasi perangkat dan divisi. 
• Klik tombol Edit untuk mengubah atau menambahkan alokasi divisi dan perangkat. 
• Jika kamu ingin menghapus agen, klik Hapus. 

Selain menambahkan, mengedit, atau menghapus agen, di Everpro Chat kamu juga bisa mengatur jam kerja agen, menambah divisi, hingga pengaturan distribusi perangkat.  

Manfaat Auto Assign Chat untuk Bisnis 

Selain memudahkan pemilik bisnis membagi banyak chat yang masuk ke tim CS secara merata, berikut ini beberapa manfaat lainnya dari Auto Assign Chat WhatsApp untuk bisnis: 

1. Akun WA Bisnis yang Lebih Responsif

Dengan fitur Auto Assign Chat, sistem akan langsung mengalihkan chat ke agen yang tersedia. Jadi, pelanggan tidak perlu menunggu lama hingga bisnis merespon chat mereka. 

2. Pekerjaan Tim Lebih Tertata

Setiap kali ada chat yang masuk dari pelanggan, fitur Auto Assign Chat akan langsung membagikan setiap chat ke agen CS secara otomatis. 

Jadi masing-masing CS tinggal tunggu pembagian mereka tanpa harus rebutan atau bingung siapa yang harus jawab chat pelanggan tersebut.

3. Memudahkan Monitoring Performa CS

Karena setiap chat pelanggan sudah terdisribusi otomatis ke tiap agen CS, maka kamu bisa lebih mudah mengukur kinerja masing-masing agen. 

Apalagi jika pakai Everpro, kamu tinggal cek dashboard Everpro Chat untuk melihat riwayat chat antara CS dan pelanggan, mulai dari waktu membalas pesan, sampai isi pesannya. 

4. Menghindari Chat yang Terlewat

Pembagian tugas pakai cara manual seringkali berakibat pada chat pelanggan yang terlewat. Alhasil, bisnis bisa kehilangan pelanggan yang potensial dari WhatsApp. 

Sedangkan dengan Auto Assign Chat WA, seluruh pesan akan terdistribusi secara merata, sehingga tak ada lagi chat pelanggan yang terbengkalai atau terabaikan. 

5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Semakin cepat chat pelanggan dibalas oleh bisnis, maka tentu mereka akan semakin puas terhadap pelayanan bisnismu. Ini bisa membuat mereka nyaman dan tertarik untuk closing. 

Cara Everpro Chat Bantu Penjualan Bisnis Saat Traffic Toko Meningkat

Disaat bisnis kian berkembang ke skala yang lebih besar, traffic toko yang meningkat harus dimaksimalkan agar bisa meraih penjualan yang besar. 

Nah, di saat seperti ini, kamu bisa manfaatkan Everpro Chat. Platform ini akan bantu kamu lewat sistem yang otomatis mendistribusikan pesan ke banyak admin, memastikan setiap pelanggan tetap terlayani tanpa overload.

Selain itu, ada banyak fitur canggih lainnya yang bisa kamu manfaatkan, diantaranya:

• Fitur Broadcast yang memudahkan kamu kirim pesan penawaran, promosi, hingga informasi produk ke banyak pelanggan tanpa harus simpan nomor satu per satu. 
• Fitur Auto Reply yang bantu kamu kirim pesan otomatis ke pelanggan saat kamu tidak aktif, bisa karena di luar jam operasional atau sedang sibuk urusan lain. 
• Fitur Labelling yang memudahkan kamu memberi tanda ke beberapa pelanggan yang jadi prioritas, termasuk untuk kebutuhan follow-up. 
• Fitur aktivasi verifikasi centang biru sehingga akun bisnis kamu terlihat resmi dan profesional di mata pelanggan. 
• Fitur Dashboard yang bisa bantu kamu untuk lihat performa chat hingga tahu pelanggan yang potensial untuk repeat order. 

Selain fitur-fitur di atas, saat traffic toko meningkat Everpro Chat juga akan bantu penjualan bisnis lewat platform yang terintegrasi dengan sistem Everpro lainnya. 

Jadi kamu bisa manfaatkan layanan Everpro Shipping untuk atur pengiriman dari orderan yang masuk serta bisa manajemen data pelanggan lewat Everpro CRM. 

Dari banyaknya fitur dan penawaran menarik dari Everpro Chat, kamu nggak perlu pusing lagi mengatasi berbagai kendala kelola pesan pelanggan yang membludak. 

Kerjaan jadi makin efektif, pelanggan makin happy, dan penjualan jadi makin naik! 

Tertarik pakai Everpro Chat? Yuk, daftar sekarang juga!