Hand over – merupakan salah satu bentuk proses dari jasa pengiriman. Namun terkadang memiliki banyak kendala, sehingga perlu di ketahui bagaimana upaya yang bisa di lakukan untuk meminimalisir kendala. Yuk cari tahu definisi, tahapan, strategi dan konsekuensinya di bawah ini.
Baca juga: Inilah Arti Click Through Rate Adalah: Definisi, Faktor dan Tipsnya!
Apa itu Hand over di Jasa Pengiriman?
Hand over dalam jasa pengiriman adalah proses penyerahan barang dari pihak pengirim kepada kurir atau petugas jasa pengiriman, yang kemudian akan di serahkan kepada penerima di alamat tujuan.
Proses ini sangat penting dalam jasa pengiriman karena merupakan titik awal dari proses pengiriman barang yang melibatkan banyak pihak yang terlibat.
oleh karena itu, proses yang baik dan efektif dalam jasa pengiriman sangat penting untuk memastikan barang sampai ke tangan penerima dengan cepat, aman, dan tepat waktu.
Pentingkah memiliki Hand over?
Beberapa alasan mengapa hand over sangat penting dalam jasa pengiriman antara lain:
- Menghindari kesalahan pengiriman: Dengan proses yang baik, pihak jasa pengiriman dapat memastikan bahwa barang yang di kirimkan sesuai dengan pesanan dan alamat tujuan yang benar. Sehingga dapat menghindari kesalahan pengiriman dan merugikan pihak pengirim maupun penerima.
- Menjaga keamanan barang: Proses yang baik juga sangat penting untuk menjaga keamanan barang selama proses pengiriman. Dengan prosedur hand over yang baik, jasa pengiriman dapat memastikan bahwa barang tidak hilang, rusak, atau di curi.
- Menjaga kepercayaan pelanggan: Proses yang baik juga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap jasa pengiriman. Jika pelanggan merasa bahwa proses hand over di lakukan dengan baik dan efektif, maka mereka akan lebih cenderung menggunakan jasa pengiriman tersebut di masa depan.
- Meningkatkan efisiensi operasional: Dengan proses yang baik, pihak jasa pengiriman dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka dengan memastikan bahwa barang di kirim dengan tepat waktu, dan tidak ada waktu yang terbuang karena kesalahan atau ketidakakuratan informasi.
Dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperbaiki kualitas jasa pengiriman, perusahaan jasa pengiriman harus memperhatikan proses hand over dengan serius dan melakukan pelatihan untuk para kurir atau petugas pengiriman agar dapat mengoptimalkan proses hand over tersebut.
Tahapan Hand over dalam Jasa Pengiriman
Proses hand over dalam jasa pengiriman adalah proses penyerahan barang dari pengirim kepada kurir atau pihak jasa pengiriman, dan kemudian dari kurir kepada penerima. Tahapan-tahapan proses ini dalam jasa pengiriman dapat di jelaskan sebagai berikut:
- Pengirim menyerahkan barang ke agen jasa pengiriman, atau agen jasa pengiriman mengambil barang dari pengirim.
- Agen jasa pengiriman melakukan proses scanning dan pemberian label pada barang untuk memudahkan tracking dan identifikasi.
- Barang di angkut oleh kurir dari agen jasa pengiriman dan di antar ke alamat tujuan.
- Kurir menyerahkan barang kepada penerima dan meminta tanda tangan sebagai bukti penyerahan.
Pihak Yang Terlibat pada Hand over
Pihak-pihak yang terlibat dalam hand over antara lain:
- Pengirim: pihak yang mengirimkan barang dan bertanggung jawab atas isi barang yang di kirim.
- Penerima: pihak yang menerima barang dan bertanggung jawab atas penerimaan barang yang sesuai dengan deskripsi yang di berikan pengirim.
- Kurir: pihak yang bertanggung jawab mengambil barang dari pengirim dan mengantarkannya ke penerima.
- Agen jasa pengiriman: pihak yang bertanggung jawab atas proses pengiriman dari awal hingga akhir.
Kendala dalam Proses Hand over
Beberapa kendala yang mungkin terjadi dalam proses hand over antara lain:
- Barang rusak atau hilang selama proses pengiriman.
- Kesalahan dalam penulisan alamat pengiriman atau penerimaan yang menyebabkan barang di kirim ke alamat yang salah.
- Waktu pengiriman yang tidak sesuai dengan yang dijanjikan.
- Kurir atau penerima yang tidak dapat di hubungi saat proses pengiriman sedang berlangsung.
- Persyaratan dokumen atau pembayaran yang tidak lengkap atau tidak sesuai.
Strategi Saat Melakukan Hand over
Untuk meminimalkan risiko dalam proses hand over jasa pengiriman, beberapa strategi yang dapat di lakukan antara lain:
Pelatihan dan Pengawasan yang Tepat untuk Kurir
Kurir menjadi salah satu pihak yang sangat penting dalam proses hand over. Mereka perlu di latih untuk menjaga kualitas pengiriman dan memberikan layanan yang baik kepada pelanggan. Selain itu, pengawasan juga perlu di lakukan secara teratur untuk memastikan bahwa kurir bekerja sesuai dengan prosedur dan standar yang telah di tetapkan.
Penggunaan Teknologi dan Sistem Informasi dalam Memantau dan Melacak Pengiriman
Penggunaan teknologi seperti GPS atau sistem pelacakan lainnya dapat membantu memantau pergerakan kurir dan barang yang di kirim. Hal ini memungkinkan pihak jasa pengiriman untuk mengetahui secara real-time lokasi barang dan perkiraan waktu tiba di tempat tujuan. Sistem informasi juga dapat membantu mengidentifikasi risiko dan masalah sebelum terjadi.
Komunikasi yang Efektif antara Pengirim, Penerima, dan Kurir
Komunikasi yang efektif antara pengirim, penerima, dan kurir sangat penting dalam proses. Pengirim perlu memberikan informasi yang akurat tentang barang yang akan di kirim, termasuk berat, dimensi, dan kondisi barang.
Penerima perlu memberikan informasi yang akurat tentang alamat pengiriman dan ketersediaan untuk menerima barang. Sementara itu, kurir perlu memberikan informasi yang akurat tentang waktu pengiriman dan kondisi barang saat di terima.
Menggunakan Prosedur dan Standar Operasional yang Jelas
Prosedur dan standar operasional yang jelas dapat membantu meminimalkan risiko dalam proses hand over. Hal ini mencakup prosedur untuk memeriksa kondisi barang, verifikasi identitas penerima, serta prosedur penanganan barang rusak atau hilang.
Dengan mematuhi prosedur dan standar operasional yang telah di tetapkan, risiko dalam proses dapat di kelola dengan lebih baik.
Baca juga: Ada Apa dengan Status Kosong pada Jasa Pengiriman? Ini Jawabannya!
Konsekuensi Hand over yang Gagal
Jika proses hand over dalam jasa pengiriman gagal, akan ada beberapa konsekuensi yang mungkin terjadi, antara lain:
Kerugian Finansial bagi Pengirim, Penerima, dan Jasa Pengiriman
Jika barang yang di kirim rusak, hilang, atau tidak sampai ke tujuan dengan waktu yang di janjikan, maka pengirim dan penerima akan mengalami kerugian finansial. Pengirim mungkin harus mengganti atau mengirim barang lagi, sementara penerima mungkin mengalami kerugian waktu atau uang karena harus mencari alternatif barang yang sama.
Di sisi lain, jasa pengiriman juga dapat mengalami kerugian finansial jika terjadi kegagalan dalam proses hand over. Mereka dapat di wajibkan untuk memberikan ganti rugi kepada pengirim atau penerima, atau bahkan kehilangan pelanggan secara keseluruhan.
Dampak Reputasi Buruk Bagi Jasa Pengiriman
Jika terjadi kegagalan dalam proses hand over, hal ini dapat menyebabkan reputasi buruk bagi jasa pengiriman. Pengirim dan penerima yang tidak puas dengan layanan pengiriman dapat memberikan ulasan negatif di media sosial atau platform online lainnya.
Hal ini dapat mempengaruhi citra dan kepercayaan masyarakat terhadap jasa pengiriman yang bersangkutan, yang pada akhirnya dapat mengurangi jumlah pelanggan dan pendapatan.
Dalam beberapa kasus, reputasi buruk juga dapat berdampak pada jasa pengiriman secara keseluruhan. Karena persepsi buruk dari satu pelanggan dapat menyebar luas dan mempengaruhi citra jasa pengiriman di kalangan masyarakat secara umum.
Oleh karena itu, penting bagi jasa pengiriman untuk menjaga kualitas layanan dan memastikan bahwa proses ini berjalan lancar dan aman, seperti yang di lakukan oleh Shipping Everpro.
Dengan layanan ini, teman-teman bisa mengatur orderan dengan mudah dan cepat dalam sistem yang terintegrasi langsung ke pengiriman dengan fitur pengiriman di Everpro. Mari gunakan layanan Shipping Everpro dengan benefit:
- Murahnya Kirim Paket dengan Cashback hingga 30% untuk metode pengiriman reguler.
- Gratis biaya retur pake
- Bebas tentukan kurir ekspedisi favorit dari 15+ pilihan ekspedisi ke seluruh Indonesia.
- Sekali transaksi, bisa kirim ke banyak lokasi
- Pencairan dana COD hanya 1 hari (kerja).
- Jemput paket di mana saja dan bebas tentukan jadwalnya kapan saja.
- Butuh data aktivitas penjualan? Tenang, semua orderan bisa di unduh dalam bentuk laporan.
Tunggu apalagi? Segera beralih ke layanan Shipping Everpro sekarang juga dengan klik Daftar di bawah ini!
