Invoice adalah faktur, apa maksudnya? Simak artikel ini yang akan menjelaskan arti, fungsi, jenis, hingga contoh invoice sebagai bentuk transaksi perusahaan.
Dalam dunia bisnis, transaksi jual beli merupakan suatu hal yang pasti terjadi. Transaksi jual beli tersebut tidak selalu langsung lunas yaitu secara kredit.
Jenis transaksi secara kredit biasanya terdapat invoice yang berisi nominal transaksi, persyaratan kesepakatan, serta metode pembayaran.
Informasi dari dokumen ini memang bisa menjadi bukti pembayaran, namun sebenarnya berbeda dengan kwitansi. Lantas apa perbedaan faktur dengan kwitansi?
Baca ulasan artikel ini sampai selesai, yang juga akan memberi contoh invoice agar lebih mudah dalam memahaminya.
Apa Itu Invoice?
Dalam Bahasa Indonesia, invoice adalah faktur atau tagihan, yaitu suatu dokumen berisi rincian pengiriman barang berupa daftar barang, harga, dan lainnya terkait penagihan pembayaran dari penjual ke pembeli.
Secara umum invoice adalah sebuah dokumen tertulis yang berguna sebagai bukti pembelian berisi informasi seperti daftar barang dengan catatan nama, serta jumlah pembayaran.
Penjual akan memberikan dokumen ini kepada pembeli sebagai bukti transaksi. Pada umumnya dokumen tagihan dibuat dalam tiga rangkap dan bisa juga dalam bentuk elektronik (faktur elektronik).
Alasan membuatnya dalam tiga rangkap karena akan memberikannya kepada pembeli, penjual, dan arsip perusahaan. Biasanya faktur digunakan untuk transaksi kredit atau angsuran.
Tetapi penggunaan dokumen ini juga sering untuk berbagai macam transaksi, karena berisi rincian tagihan yang lengkap.
Baca juga: Laporan Keuangan: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contohnya
Perbedaan Invoice dan Kwitansi
Seringkali banyak yang menyamakan antara invoice dan kwitansi, namun kenyataannya kedua hal ini memiliki perbedaan. Invoice adalah dokumen transaksi dari penjual ke pembeli yang berisi perhitungan penjualan serta pembayaran di kemudian hari.
Pembeli biasanya mendapatkan faktur setelah pemesanan. Sedangkan kwitansi adalah bukti setelah pembayaran dari penjual kepada pembeli dengan tanda tangan penerima uang.
Jadi kwitansi akan diberikan setelah mengirimkan sejumlah uang, sedangkan penjual akan memberikan faktur setelah pemesanan walaupun belum ada pembayaran atau penyerahan uang.
Manfaat Invoice Bagi Perusahaan
Utamanya fungsi invoice adalah untuk menagih pelanggan agar segera melakukan pembayaran atas transaksi jual beli. Dokumen faktur bisa menjadi informasi tentang barang atau jasa yang pelanggan beli, serta perhitungan pembelian dan metode pembayaran atau penagihan.
Bahkan dokumen faktur dapat menjadi rujukan jika ingin menjual kembali barang yang sudah anda beli. Dalam beberapa kasus, dokumen ini menjadi rujukan jika ada ketidaksesuaian antara tagihan dan pengiriman barang.
Agar lebih jelas berikut adalah manfaat invoice bagi perusahaan:
-
Visibilitas Perusahaan Terkait Pengeluaran
Invoice adalah dokumen penting yang perusahaan butuhkan saat melakukan transaksi jual beli barang maupun jasa, terutama untuk pembelian dalam jumlah besar.
Dalam dokumen faktur berisi detail pembelian mulai dari daftar barang, harga satuan, total pembayaran, tenggat waktu, hingga metode pembayaran sesuai kesepakatan.
Informasi yang rinci dan tepat dari faktur dapat diketahui secara transparan yang tentunya merupakan visibilitas terkait apa saja pengeluaran perusahaan.
-
Mengatur Pembayaran
Manfaat selanjutnya dari dokumen faktur adalah untuk melacak pembayaran secara tertulis karena menampilkan berapa tagihan yang sudah terbayar dan yang belum perusahaan lunasi.
Selain itu terdapat informasi tenggat waktu pembayaran dalam dokumen tersebut, sehingga perusahaan bisa mengatur dengan memprioritaskan tagihan yang sudah dekat batas waktu pembayaran.
-
Menagih Pembayaran
Manfaat lain dari invoice adalah sebagai dokumen penagihan yang sah kepada pelanggan. Banyak perusahaan yang enggan melakukan pembayaran tanpa dokumen tagihan yang sah dan hanya melalui telepon atau email saja.
Maka dari itu, hadirnya faktur sangat membantu penagihan karena mencakup informasi detail mengenai pembayaran yang harus perusahaan bayar.
-
Bukti Pengeluaran untuk Laporan Keuangan
Dalam membuat jurnal akan mencantumkan nominal berdasarkan bukti transaksi salah satunya faktur. Jurnal tersebut kemudian menjadi informasi dalam membuat laporan keuangan.
Komponen dalam Invoice
Pemilihan format serta jenis dari faktur dapat perusahaan sesuaikan dengan transaksi dan bisnis yang dijalankan. Secara umum, terdapat beberapa komponen penting yang harus ada dalam sebuah invoice, antara lain:
- Tanggal terbit faktur.
- Nomor urut faktur.
- Nomor order atau purchase order.
- Kode nomor transaksi DO/SJ.
- Nama dan alamat dua pihak terkait.
- Rincian barang.
- Sub total.
- Potongan harga atau diskon (jika ada).
- Biaya pengiriman (jika ada).
- Biaya Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
- Tanggal jatuh tempo.
- Total biaya tagihan.
Jenis Invoice
Secara umum, jenis faktur terbagi menjadi tiga kategori utama yaitu invoice biasa, proforma, dan konsuler. Berikut adalah penjelasan dari ketiga kategori tersebut:
-
Faktur Biasa
Sesuai dengan namanya, jenis faktur ini penggunaannya dalam transaksi yang sederhana. Informasi dokumen faktur biasa berisi rincian barang, jumlah yang dibeli, harga satuan, serta harga total.
Dokumen tagihan ini merupakan yang paling umum perusahaan gunakan.
-
Faktur Proforma
Jenis faktur ini sifatnya sementara karena hanya sebagai dokumen tagihan pengganti. Maksud dari faktur pengganti adalah karena pengiriman barang pesanan ke pelanggan dilakukan secara bertahap.
Dokumen tagihan ini sebagai bukti pengganti sebelum barang terkirim seluruhnya. Jika seluruh barang telah terkirim, maka akan menggantinya menjadi faktur biasa.
-
Faktur Konsuler
Jenis faktur konsuler merupakan dokumen penagihan khusus. Penggunaan faktur konsuler biasanya untuk perdagangan internasional atau ekspor impor.
Dokumen ini telah sah hanya jika perwakilan negara pengimpor, yaitu atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor di negara pengekspor menyetujuinya.
Contoh Invoice
Setelah memahami fungsi, komponen, serta jenis faktur anda bisa menggunakannya dengan sesuai. Agar lebih memahami bagaimana bentuk faktur secara umum, berikut beberapa contoh faktur dalam beberapa format.
Baca juga: Laporan Laba Rugi: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Contoh Invoice Pembayaran
Gambar diatas merupakan contoh faktur pembayaran. Faktur pembayaran merupakan contoh invoice yang sering kita lihat setiap hari. Dokumen tagihan ini biasanya ada setelah pelanggan memesan produk atau layanan.
Dalam faktur ini memuat beberapa hal meliputi keterangan pesanan, harga total, informasi pembeli, nomor dan waktu pemesanan. Pada beberapa kasus, faktur pembayaran juga menyertakan metode pembayaran.
Contoh Invoice Tagihan
Seperti namanya, faktur penagihan merupakan lembaran dengan fungsi untuk transaksi tertentu dari penjual ke pelanggan. Faktur ini biasanya sampai ke pelanggan sebelum tanggal pembayaran.
Sebagai bentuk pengingat agar pelanggan melakukan pembayaran, biasanya penjual mengirimkan faktur penagihan pada waktu tertentu (contoh tangga 25 setiap bulannya).
Surat tagihan ini terdiri dari tiga bagian yaitu awalan, badan, dan penutup yang harus mencantumkan logo perusahaan, tanggal, nomor surat, maksud atau perihal, serta pihak tujuan. Gambar diatas merupakan contoh invoice penagihan.
Demikian penjelasan mengenai apa itu invoice mulai dari pengertian, manfaat, jenis, komponen, hingga contohnya.
Semoga informasi dari artikel ini bermanfaat untuk anda. Simak juga berbagai artikel informatif lainnya hanya di Everpro!
