Packing list adalah salah satu dokumen dalam pengiriman. Apakah manfaatnya? Mari simak penjelasan tentang packing list lebih lanjut.
Dalam pengiriman barang terdapat berbagai dokumen yang harus dilengkapi. Dokumen ini sangat penting untuk proses administrasi agar dapat mengirimkan barang secepat mungkin.
Terlebih bagi pengiriman ekspor yang memiliki beberapa dokumen khusus. Karena pengiriman ke luar negeri berhubungan dengan departemen bea cukai, maka tak heran terdapat dokumen lain yang harus pengirim persiapkan.
Salah satunya adalah dokumen packing list yang berisi tentang rincian pengiriman barang untuk perusahaan pengapalan, petugas bea cukai, serta importir.
Lantas apa itu packing list? Apa manfaat dan bagaimana cara membuatnya?
Mari kupas tuntas informasi mengenai dokumen ini selengkapnya.
Pengertian Packing List Adalah?
Melansir dari International Trade Administration (ITA), berikut pengertian packing list:
“Packing list adalah suatu dokumen yang merinci isi paket, termasuk berat, ukuran, dan rincian daftar barang dalam paket tersebut.”
Daftar pengepakan harus terletak di dalam paket, dan bisa juga menempelkannya di bagian luar paket dengan menyertakan salinan di dalamnya.
Dokumen ini berguna untuk perusahaan ekspedisi dalam menentukan bobot serta biaya pengiriman.
Jadi, daftar pengepakan atau packing list adalah dokumen dalam pengiriman barang dan berisi mengenai rincian paket, yang berguna untuk menjadi acuan dalam memeriksa isi paket dan menentukan biaya pengiriman.
Manfaat Packing List
Seperti pada informasi sebelumnya bahwa daftar pengepakan bermanfaat sebagai acuan dalam pemeriksaan barang serta menjadi dasar dalam menentukan biaya pengiriman.
Dokumen ini juga penting untuk pengiriman ekspor untuk petugas bea cukai periksa. Oleh karena itu, eksportir atau pengirim perlu membuat dokumen ini dengan lengkap dan jelas.
Karena hal itu dapat memudahkan dalam proses pengiriman barang. Lebih lanjut, berikut adalah manfaat lain dari packing list:
-
Meningkatkan Akurasi Pengiriman Barang
Salah satu manfaat dari packing list adalah dapat membantu meningkatkan ketepatan dalam pengiriman barang dengan menyajikan informasi detail tentang barang kiriman.
Dokumen ini berguna saat proses pemeriksaan isi paket oleh petugas bea cukai maupun importir, sehingga dapat memastikan bahwa isi paket sesuai dengan data pengiriman barang.
-
Memudahkan Pelacakan Barang Kiriman
Manfaat lain dari daftar pengepakan adalah dapat memudahkan pada pelacakan barang. Dengan menempelkannya pada bagian luar paket serta salinan di dalamnya, dapat memudahkan saat melacak pengiriman barang.
-
Meningkatkan Efisiensi Operasi Logistik
Dengan menyertakan daftar pengepakan pada barang kiriman juga menjadikan operasional logistik lebih efisien. Pasalnya dalam dokumen tersebut terdapat informasi mendetail terkait isi paket.
Dokumen tersebut berguna sebagai panduan untuk memeriksa isi paket dan memastikan bahwa pengiriman terlacak dengan benar.
Maka dapat membantu mengurangi biaya serta waktu dalam mengelola operasi logistik.
Risiko Jika Terjadi Kesalahan atau Tidak Menyertakan Packing List
Lantas apa yang akan terjadi jika pengiriman ekspor tidak menyertakan atau salah mencantumkan informasi pada dokumen ini?
Salah satu resiko besar yang dapat terjadi adalah proses pemeriksaan di bea cukai terhambat, bahkan gagal.
Artinya, pengirim atau eksportir tidak bisa mengirimkan barangnya. Adapun risiko lain yang mungkin terjadi adalah:
-
Paket Menjadi Rusak
Dengan tidak menyertakan atau terdapat kesalahan pada dokumen ini dalam pengiriman barang, menjadikan proses pemeriksaan lebih lama, dan pengiriman pun terhenti.
Lamanya waktu pengiriman dapat mempengaruhi kondisi isi paket, seperti kualitas menurun bahkan rusak.
-
Potensi Kehilangan Pelanggan
Risiko lain jika data daftar pengepakan tidak sesuai atau bahkan tidak menyertakannya adalah perusahaan bisa kehilangan konsumennya.
Berkaitan dengan poin pertama, jika kualitas isi paket menurun atau rusak karena lamanya proses pengiriman, tentu hal ini menimbulkan kekecewaan.
Begitupun saat pelanggan melakukan pemeriksaan dan mendapati bahwa data packing list dengan paket yang sampai berbeda. Pelanggan menjadi harus mengkonfirmasi kembali dengan pengirim dan barang pun menjadi tidak bisa secepatnya dipakai.
Cara Membuat Packing List
Setelah mengetahui manfaat dan risikonya, maka kita pahami bahwa daftar pengepakan adalah dokumen yang penting untuk pengiriman ekspor.
Cara membuat packing list adalah dengan mencamkan informasi yang jelas dan lengkap sesuai dengan isi paket.
Adapun poin penting yang terdapat dalam dokumen ini adalah:
- Data pengirim, shipper, atau exporter: informasi pengirim seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan sebagainya.
- Data penerima atau importer: informasi terkait nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan sebagainya.
- Nomor referensi pesanan: meliputi nomor dan data dari PO serta invoice.
- Deskripsi barang: cantumkan rincian barang dalam paket meliputi jenis barang, model, ukuran, unit price, dan kuantitasnya.
- Berat dan volume barang: cantumkan informasi berat dan volume barang kiriman
- Jumlah kemasan: informasi mengenai jumlah kemasan dalam paket
- Nomor kontainer: jika mengirimkan barang dalam kontainer
- Vessel Name dan Sailing: nama dan nomor kapal pengiriman
- Instruksi khusus: terkait penanganan pengiriman khusus (jika ada)
- Tanggal pengiriman
- Tanda tangan
Contoh Packing List
Agar lebih memahami cara membuat dokumen ini, perhatikan contoh packing list pada gambar. Pada gambar tersebut tercantum rincian informasi barang kiriman dalam daftar pengepakan.
Informasi dalam daftar pengepakan tersebut meliputi no. invoice dan tanggalnya, invoice of, nama vessel dan tanggalnya, consignee atau buyer, lokasi pengiriman, serta lokasi tujuan.
Kemudian terdapat kolom yang merinci isi barang kiriman dan bagian akhir terdapat tanda tangan shipper atau pengirim lengkap dengan cap perusahaan.
Jadi itulah penjelasan mengenai packing list yang merupakan dokumen penting untuk mengirimkan barang ke luar negeri.
Untuk pengiriman dalam negeri anda tidak harus selalu menggunakan packing list. Mau kirim produk anda dengan lebih mudah, aman, dan terpercaya? Gunakan layanan Everpro aja!
Benefit Everpro Shipping
- Kirim paket murah dengan Cashback hingga 30%
- Gratis biaya retur paket
- Tersedia 15+ pilihan ekspedisi terbaik ke seluruh Indonesia, bebas pilih!
- Sekali transaksi, bisa kirim ke banyak lokasi (Upload bulk orders)
- Pencairan dana COD hanya 1 hari (kerja).
- Jemput paket di mana saja dan bebas tentukan jadwalnya kapan saja.
- Mendapat Laporan aktivitas penjualan
Ingin mendapatkan berbagai keuntungan tersebut? Yuk, segera beralih ke layanan Shipping Everpro sekarang!
