Pernah ingin membuat bot WhatsApp supaya chat bisa dibalas otomatis tanpa harus selalu membuka HP? Fitur ini memang menarik, terutama kalau kamu sering menerima pesan dari teman, pelanggan, atau calon pembeli.

Namun, ada hal yang perlu diketahui sebelum mulai. WhatsApp biasa atau WhatsApp Messenger belum menyediakan fitur bawaan untuk membuat bot yang bisa membaca dan membalas semua pesan secara otomatis. Kalau kebutuhanmu untuk bisnis, WhatsApp Business memiliki fitur balasan otomatis sederhana yang bisa digunakan tanpa harus membuat chatbot sendiri.

Lalu, bagaimana cara membuat bot di WA biasa dan apa saja alternatifnya? Simak penjelasan berikut agar kamu bisa memilih cara yang sesuai dengan kebutuhan.

Apakah Bisa Membuat Bot di WA Biasa?

Jawabannya, tergantung jenis bot yang ingin kamu buat. Jika hanya ingin mengirim pesan sapaan atau memberi tahu orang lain bahwa kamu sedang tidak bisa membalas, kamu bisa menggunakan fitur WhatsApp Business.

Namun, jika ingin membuat bot yang memahami pertanyaan, memberikan jawaban sesuai informasi tertentu, atau membantu memproses pesanan, kamu membutuhkan solusi tambahan yang mendukung otomatisasi tersebut.

Berikut perbedaan pilihan yang bisa kamu pertimbangkan:

• WhatsApp Messenger: cocok untuk komunikasi pribadi, tetapi tidak menyediakan fitur bawaan untuk mengatur balasan otomatis seperti di WhatsApp Business.
• WhatsApp Business: menyediakan fitur seperti pesan salam, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat untuk membantu komunikasi dengan pelanggan.
• Tools chatbot atau customer service: dapat digunakan untuk kebutuhan otomatisasi yang lebih kompleks, tergantung fitur, integrasi, dan konfigurasi yang tersedia.

Jadi, sebelum mencari aplikasi bot WhatsApp, tentukan dulu apakah kamu hanya membutuhkan pesan otomatis sederhana atau ingin mengotomatiskan sebagian proses layanan pelanggan.

Cara Membuat Balasan Otomatis di WhatsApp Business

Jika tujuanmu adalah membalas chat pelanggan saat sedang sibuk atau di luar jam kerja, kamu bisa memulai dari WhatsApp Business. Aplikasi ini menyediakan beberapa fitur yang membantu mengurangi kebutuhan mengetik pesan berulang kali.

1. Mengaktifkan Pesan Salam Otomatis

Pesan salam atau greeting message merupakan pesan otomatis yang dikirim ketika pelanggan menghubungi bisnis dalam kondisi yang memenuhi aturan fitur tersebut.

Cara mengaturnya:

• Buka aplikasi WhatsApp Business.
• Masuk ke menu Fitur atau Alat bisnis, tergantung versi aplikasi.
• Pilih Pesan salam atau Greeting message.
• Aktifkan opsi untuk mengirim pesan salam.
• Tulis pesan yang ingin dikirim kepada pelanggan.
• Atur penerima pesan sesuai kebutuhan, lalu simpan pengaturan.

Contoh pesan salam:

“Halo, terima kasih sudah menghubungi Toko ABC! Ada yang bisa kami bantu? Jika ingin bertanya tentang produk, silakan kirim nama produk yang kamu cari, ya.”

Fitur ini cocok untuk menyapa pelanggan saat pertama kali menghubungi bisnis. Namun, pesan salam tidak otomatis menjawab semua pertanyaan yang dikirim setelahnya.

2. Mengatur Pesan di Luar Jam Operasional

Kalau pelanggan sering menghubungi toko di malam hari, kamu bisa menggunakan fitur pesan di luar jam kerja atau away message.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka WhatsApp Business dan masuk ke menu Fitur atau Alat bisnis.
2. Pilih Pesan di luar jam kerja atau Away message.
3. Aktifkan fitur tersebut.
4. Tulis pesan yang ingin dikirim secara otomatis.
5. Atur jadwal pengiriman, misalnya di luar jam operasional.
6. Pilih penerima pesan dan simpan pengaturan.

Contoh pesan otomatis:

“Halo, terima kasih sudah menghubungi Toko ABC. Saat ini admin sedang offline. Kami akan membantu menjawab pertanyaanmu saat jam operasional berikutnya, yaitu pukul 08.00-17.00 WIB.”

Melalui fitur ini, pelanggan tetap mendapatkan informasi meskipun admin belum bisa membalas langsung. Perlu diingat, pesan otomatis ini berfungsi memberitahu pelanggan bahwa admin sedang tidak tersedia, bukan menjawab pertanyaan spesifik mereka.

3. Menggunakan Fitur Balasan Cepat

Selain pesan otomatis, WhatsApp Business memiliki fitur quick replies atau balasan cepat. Fitur ini membantu admin menyimpan jawaban yang sering digunakan agar tidak perlu mengetik ulang setiap kali menerima pertanyaan serupa.

Cara mengaturnya:

1. Buka menu Fitur atau Alat bisnis.
2. Pilih Balasan cepat.
3. Tambahkan pesan yang sering dikirim kepada pelanggan.
4. Buat pintasan untuk setiap pesan.
5. Simpan pengaturan.

Misalnya, kamu bisa menyimpan jawaban tentang jam operasional, metode pembayaran, cara pemesanan, atau informasi pengiriman.

Saat membalas chat, ketik tanda garis miring (/) di kolom pesan untuk memunculkan pintasan yang sudah disimpan. Pilih pesan yang sesuai, periksa isinya, lalu kirim kepada pelanggan.

Berbeda dari pesan salam dan pesan di luar jam kerja, balasan cepat tetap perlu dipilih dan dikirim oleh admin. Jadi, fitur ini mempercepat pekerjaan, tetapi tidak membuat bot yang menjawab pelanggan secara mandiri.

Bagaimana Jika Ingin Bot WhatsApp yang Membalas Chat Otomatis?

Fitur WhatsApp Business di atas cukup membantu untuk kebutuhan sederhana. Namun, jika pelanggan sering bertanya tentang harga, stok, rekomendasi produk, atau status pemesanan, kamu mungkin membutuhkan otomatisasi yang lebih dari sekadar pesan template.

Dalam kondisi ini, kamu bisa mempertimbangkan platform chatbot atau tools customer service yang mendukung integrasi WhatsApp.

Secara umum, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

1. Tentukan Pertanyaan yang Ingin Diotomatisasi

Mulailah dengan mencatat pertanyaan yang paling sering diterima pelanggan. Misalnya:

• Berapa harga produk ini?
• Apakah produk tersedia?
• Bagaimana cara memesan?
• Apa saja pilihan pengiriman?
• Bagaimana cara mengecek ongkir?

Daftar ini bisa menjadi dasar untuk menentukan informasi dan alur percakapan yang perlu disiapkan.

2. Siapkan Informasi Bisnis

Bot membutuhkan informasi yang sesuai agar jawabannya tidak melenceng dari kebutuhan pelanggan. Siapkan data produk, harga, FAQ, kebijakan pengiriman, metode pembayaran, dan informasi lain yang relevan.

Pastikan informasinya selalu diperbarui. Jika harga atau ketentuan toko berubah, sumber informasi bot juga perlu disesuaikan.

3. Pilih Tools Sesuai Kebutuhan

Tidak semua tools chatbot memiliki kemampuan yang sama. Ada yang hanya menjalankan alur percakapan berdasarkan aturan, sementara solusi lain mendukung AI untuk memahami konteks pertanyaan dan menjalankan tindakan tertentu.

Sebelum memilih, periksa apakah tools tersebut mendukung nomor WhatsApp yang akan digunakan, bagaimana proses integrasinya, serta fitur apa saja yang tersedia.

4. Tentukan Kapan Chat Perlu Dialihkan ke Admin

Tidak semua pertanyaan cocok ditangani otomatis. Keluhan yang rumit, permintaan khusus, atau kasus yang membutuhkan keputusan manusia sebaiknya memiliki alur untuk diteruskan ke tim customer service.

Dengan begitu, otomatisasi membantu mempercepat layanan tanpa menghilangkan peran admin dalam menangani kebutuhan pelanggan yang lebih kompleks.

Apa yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menggunakan Bot WhatsApp?

Sebelum menggunakan bot untuk mendukung komunikasi atau penjualan, ada beberapa hal yang sebaiknya kamu pertimbangkan.

1. Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis

Jika hanya ingin memberi tahu pelanggan tentang jam operasional, fitur bawaan WhatsApp Business mungkin sudah cukup. Namun, kebutuhan seperti menjawab pertanyaan berdasarkan data produk memerlukan solusi yang lebih sesuai.

2. Periksa keamanan dan izin akses

Pilih layanan yang jelas mengenai pengelolaan data dan akses ke akun bisnis. Hindari aplikasi tidak tepercaya yang meminta kode verifikasi atau akses akun secara berlebihan.

3. Pastikan informasi yang digunakan akurat

Harga, stok, kebijakan, dan informasi produk perlu bersumber dari data yang benar agar pelanggan tidak menerima jawaban keliru.

4. Uji bot sebelum digunakan

Coba beberapa skenario percakapan, termasuk pertanyaan yang tidak lengkap atau di luar informasi yang tersedia. Pastikan bot memberikan respons yang sesuai dan tahu kapan harus meneruskan percakapan ke admin.

5. Siapkan opsi bantuan dari manusia

Otomatisasi sebaiknya membantu tim, bukan membuat pelanggan kesulitan ketika membutuhkan bantuan langsung.

Alternatif untuk Mengelola Chat Pelanggan dengan Smart Reply Everpro Chat

Jika kebutuhanmu sudah berkembang dari sekadar mengirim pesan otomatis menjadi membantu menangani pertanyaan pelanggan, kamu bisa mempertimbangkan tools customer service yang mendukung balasan berbasis AI.

Salah satu pilihannya adalah Smart Reply Everpro Chat. Fitur ini membantu tim customer service membalas chat berdasarkan konteks percakapan dan informasi bisnis yang telah disiapkan.

Berbeda dari fitur pesan salam atau balasan cepat yang tersedia di WhatsApp Business, Smart Reply dirancang untuk membantu menangani percakapan pelanggan secara lebih kontekstual. Kemampuannya mencakup:

• Menjawab pertanyaan pelanggan: menggunakan informasi bisnis yang disiapkan sebagai referensi jawaban.
• Membantu memilih produk: memberikan respons berdasarkan kebutuhan pelanggan dan informasi produk yang tersedia.
• Mendukung proses pemesanan: membantu proses order sesuai konfigurasi dan data yang terhubung.
• Membantu pengecekan ongkir: mendukung proses pengecekan melalui konfigurasi yang sesuai.
• Meneruskan chat ke admin: percakapan yang membutuhkan penanganan manusia dapat dialihkan sesuai aturan yang ditetapkan.

Untuk menggunakannya, bisnis perlu menyiapkan informasi yang akan menjadi referensi AI, mengatur instruksi dan alur percakapan, serta menguji respons sebelum fitur digunakan untuk melayani pelanggan.

Smart Reply bukan fitur yang diaktifkan langsung dari aplikasi WhatsApp Messenger biasa. Penggunaannya memerlukan Everpro Chat dan proses konfigurasi nomor WhatsApp serta fitur yang dibutuhkan.

Jika kamu ingin mengetahui cara kerjanya lebih lanjut, kunjungi halaman Smart Reply Everpro Chat untuk melihat detail fitur dan kesesuaiannya dengan kebutuhan bisnis.

 

FAQ Seputar Cara Membuat Bot di WA Biasa

Apakah WhatsApp biasa bisa membalas chat secara otomatis?

WhatsApp Messenger biasa tidak memiliki fitur bawaan untuk membuat bot yang membalas semua chat secara otomatis. Untuk balasan otomatis sederhana, kamu bisa menggunakan fitur pesan salam atau pesan di luar jam kerja di WhatsApp Business.

Bagaimana cara membuat bot WhatsApp tanpa coding?

Caranya bergantung pada jenis bot yang ingin dibuat. Untuk kebutuhan sederhana, kamu bisa mengatur pesan otomatis di WhatsApp Business tanpa coding. Jika ingin bot yang memahami pertanyaan dan menjawab berdasarkan data bisnis, kamu bisa menggunakan platform chatbot yang menyediakan konfigurasi tanpa coding, jika tersedia.

Apa perbedaan WhatsApp biasa dan WhatsApp Business?

WhatsApp Messenger ditujukan terutama untuk komunikasi pribadi. Sementara itu, WhatsApp Business menyediakan fitur tambahan untuk mendukung komunikasi dengan pelanggan, seperti profil bisnis, pesan salam, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat.

Apakah balasan cepat di WhatsApp Business termasuk bot?

Tidak. Balasan cepat merupakan template pesan yang dipilih dan dikirim oleh admin. Fitur ini membantu mempercepat respons, tetapi tidak secara otomatis membaca pertanyaan lalu mengirim jawaban sendiri.

Apakah Smart Reply Everpro Chat bisa digunakan dengan WhatsApp biasa?

Smart Reply digunakan melalui Everpro Chat dengan nomor WhatsApp yang didaftarkan dan dikonfigurasi sesuai persyaratan layanan. Jadi, fitur ini bukan bot yang bisa langsung dibuat dari aplikasi WhatsApp Messenger biasa.