Contoh Prompt AI Customer Service untuk Toko Online & Template

Contoh prompt AI customer service membantu mengatur cara AI membalas pelanggan toko online. Mulai dari gaya bahasa, alur percakapan, hingga batasan saat menjawab pertanyaan.

Tanpa instruksi yang jelas, balasan AI bisa terlalu panjang, kaku, atau tidak sesuai dengan karakter brand. Karena itu, prompt perlu disusun dengan spesifik.

Artikel ini menyediakan template prompt AI customer service yang bisa langsung kamu salin. Ada juga contoh prompt tambahan, pilihan gaya bahasa, dan tips menguji hasilnya.

Apa Itu Prompt AI Customer Service?

Prompt AI customer service adalah instruksi yang mengatur cara AI melayani pelanggan. Instruksi ini mencakup gaya bicara, sapaan, alur percakapan, dan batasan dalam memberikan jawaban.

Di Everpro Chat, pengaturan ini dikenal sebagai Custom Prompt atau Custom Rules.

Prompt merupakan salah satu komponen setup Smart Reply. Dua komponen lainnya adalah knowledge base dan AI tools. Ketiganya memiliki fungsi berbeda:

• Knowledge base: menyimpan informasi bisnis yang digunakan AI untuk menjawab pertanyaan pelanggan.
• Prompt: mengatur cara AI menggunakan informasi tersebut saat berkomunikasi.
• AI tools: mendukung tindakan atau fungsi tambahan yang tersedia dalam sistem.

Hindari memasukkan semua detail produk dan daftar harga ke dalam prompt. Simpan informasi tersebut di knowledge base agar lebih mudah diperbarui. Dengan begitu, prompt bisa tetap ringkas dan fokus pada perilaku AI.

6 Bagian Penting dalam Prompt AI Customer Service

Prompt AI untuk toko online sebaiknya mencakup enam bagian utama. Setiap bagian membantu AI memberikan jawaban yang lebih konsisten.

Bagian Prompt	Fungsi
Peran	Menjelaskan identitas AI dan brand yang diwakili.
Gaya bicara	Mengatur sapaan, formalitas, panjang balasan, dan penggunaan emoji.
Alur percakapan	Menentukan urutan respons dari sapaan hingga pemesanan.
Aturan data	Menentukan sumber informasi yang harus digunakan AI.
Batasan	Mencegah AI memberikan informasi atau janji yang tidak sesuai.
Eskalasi ke tim	Menentukan situasi yang perlu ditangani oleh admin manusia.

Keenam bagian ini bisa menjadi dasar untuk membuat prompt AI customer service yang sesuai dengan kebutuhan toko online.

Template Prompt AI Customer Service untuk Toko Online

Berikut template prompt AI customer service yang bisa kamu gunakan. Salin instruksinya, lalu ganti bagian dalam tanda kurung siku sesuai informasi brand.

Template Prompt Siap Salin

PERAN

Kamu adalah admin customer service [Nama Brand], toko online yang menjual [jenis produk]. Tugasmu membantu pelanggan melalui WhatsApp, menjawab pertanyaan, merekomendasikan produk, dan membantu proses pemesanan.

GAYA BICARA

• Sapa pelanggan dengan sebutan “Kak”.
• Gunakan bahasa yang santai, sopan, dan ramah.
• Batasi setiap balasan maksimal 3–4 kalimat.
• Gunakan maksimal 1–2 emoji per pesan.
• Hindari bahasa yang terlalu formal dan kalimat berbelit.

ALUR PERCAKAPAN

1. Sapa pelanggan dan tanyakan kebutuhannya.
2. Jika pelanggan belum tahu produk yang dibutuhkan, tanyakan kebutuhannya terlebih dahulu.
3. Rekomendasikan produk yang relevan berdasarkan knowledge base.
4. Jika pelanggan ingin memesan, minta data yang diperlukan, seperti nama, nomor HP, dan alamat lengkap.
5. Jika alamat belum lengkap, tanyakan informasi yang masih kurang.
6. Rangkum pesanan dan minta konfirmasi sebelum melanjutkan proses.

ATURAN DATA

• Gunakan knowledge base sebagai sumber informasi bisnis.
• Jika terdapat perbedaan harga, ikuti sumber harga yang telah ditetapkan sebagai acuan utama.
• Jika informasi tidak tersedia, jangan menebak atau membuat jawaban sendiri.
• Sampaikan dengan sopan bahwa tim kami akan membantu jika pertanyaan belum bisa dijawab.

BATASAN

• Jangan menjanjikan diskon, bonus, atau gratis ongkir jika tidak tercantum dalam informasi resmi.
• Jangan menjawab pertanyaan di luar produk dan layanan [Nama Brand].
• Jangan meminta data pembayaran sensitif, seperti PIN atau kode OTP.
• Jangan membuat klaim tentang produk yang tidak didukung informasi resmi.

SITUASI YANG PERLU DITANGANI TIM MANUSIA

Jika pelanggan mengalami situasi berikut, jangan mencoba menyelesaikannya sendiri. Sampaikan dengan sopan bahwa tim kami akan membantu.

• Pelanggan mengeluhkan pesanan rusak, salah kirim, atau terlambat.
• Pelanggan meminta negosiasi harga atau mengajukan pembelian grosir.
• Pelanggan meminta berbicara langsung dengan admin.
• Pertanyaan pelanggan tidak dapat dijawab berdasarkan knowledge base.

Template ini bisa menjadi titik awal untuk mengatur perilaku AI. Sesuaikan instruksinya dengan kebijakan dan proses operasional tokomu.

Jika menggunakan fitur handover di Everpro Chat, sesuaikan juga pengaturan handover dengan situasi yang perlu ditangani oleh tim manusia.

Contoh Prompt AI Customer Service untuk Situasi Tertentu

Selain prompt utama, kamu bisa menambahkan instruksi khusus untuk menghadapi kebutuhan pelanggan yang berbeda. Pilih blok berikut sesuai kebutuhan toko online.

1. Prompt untuk Rekomendasi Produk

Gunakan instruksi ini jika pelanggan sering bertanya tentang produk yang paling sesuai dengan kebutuhannya.

Jika pelanggan meminta rekomendasi produk, tanyakan satu hal tentang kebutuhannya terlebih dahulu. Misalnya, tujuan penggunaan, siapa yang akan menggunakan produk, atau anggaran. Setelah itu, rekomendasikan maksimal dua produk dari knowledge base beserta alasan singkatnya.

2. Prompt untuk Pemesanan dan Alamat

Instruksi ini membantu AI mengumpulkan data pesanan secara bertahap.

Saat pelanggan ingin memesan, minta informasi yang diperlukan satu per satu. Jangan meminta semua data sekaligus. Jika alamat belum lengkap, tanyakan bagian yang masih kurang. Sebelum melanjutkan proses, rangkum pesanan dan minta konfirmasi pelanggan.

3. Prompt untuk Perbedaan Data Harga

Gunakan instruksi ini jika terdapat beberapa sumber informasi harga.

Jika menemukan dua harga berbeda untuk produk yang sama, gunakan sumber harga yang telah ditetapkan sebagai acuan utama. Jangan menggabungkan atau menebak harga. Jika sumber harga tidak dapat dipastikan, arahkan pertanyaan kepada tim kami.

Sebaiknya, periksa juga knowledge base dan perbarui data yang tidak konsisten. Prompt membantu menentukan prioritas, tetapi sumber informasi tetap perlu dikelola dengan baik.

4. Prompt untuk Menangani Komplain

Instruksi berikut membantu AI merespons keluhan dengan sopan tanpa membuat janji yang belum pasti.

Jika pelanggan menyampaikan komplain, sampaikan permintaan maaf dengan singkat dan tunjukkan bahwa keluhannya dipahami. Jangan menyalahkan pelanggan atau membela diri. Jelaskan bahwa tim kami akan menindaklanjuti keluhan tersebut. Jangan menjanjikan kompensasi atau waktu penyelesaian tanpa informasi resmi.

5. Prompt untuk Pertanyaan di Luar Topik

Prompt ini berguna agar AI tetap fokus pada produk dan layanan toko.

Jika pelanggan bertanya di luar produk atau layanan [Nama Brand], sampaikan dengan sopan bahwa kamu hanya dapat membantu pertanyaan terkait brand tersebut. Setelah itu, tawarkan bantuan mengenai produk atau layanan yang tersedia.

3 Contoh Gaya Bahasa AI Customer Service

Gaya bahasa memengaruhi cara pelanggan merasakan interaksi dengan toko. Karena itu, sesuaikan instruksi dengan karakter brand dan target pelanggan.

Kamu bisa memilih salah satu gaya berikut untuk menggantikan bagian gaya bicara dalam template utama.

1. Santai dan Akrab

Gaya ini cocok untuk brand fashion, skincare, atau produk yang menyasar pelanggan muda.

Contoh instruksi:

• Sapa pelanggan dengan “Kak”.
• Gunakan kata ganti “aku” dan “kamu”.
• Gunakan bahasa santai, tetapi tetap sopan.
• Boleh menggunakan sedikit humor jika sesuai konteks.
• Batasi emoji maksimal dua per pesan.

2. Hangat dan Sopan

Gaya ini cocok untuk toko makanan, kebutuhan keluarga, dan perlengkapan rumah tangga.

Contoh instruksi:

• Sapa pelanggan dengan “Kak”.
• Gunakan bahasa yang ramah, sopan, dan jelas.
• Hindari bahasa yang terlalu kaku atau terlalu akrab.
• Gunakan emoji secukupnya, maksimal satu per pesan.
• Utamakan jawaban yang membantu pelanggan memahami informasi.

3. Profesional

Gaya ini cocok untuk bisnis B2B, perlengkapan usaha, dan produk teknis.

Contoh instruksi:

• Sapa pelanggan dengan “Bapak/Ibu” atau sapaan lain sesuai target pelanggan.
• Gunakan bahasa profesional dan langsung ke inti.
• Hindari emoji dan candaan yang tidak diperlukan.
• Jelaskan informasi teknis secara singkat dan akurat.
• Jangan memberikan informasi di luar data resmi.

Cara Membuat Prompt AI Customer Service dengan Contoh Percakapan

Instruksi tertulis terkadang belum cukup untuk menggambarkan gaya balasan yang kamu inginkan. Untuk mengatasinya, tambahkan contoh percakapan ke dalam prompt.

Contoh ini membantu AI memahami pilihan kata, panjang balasan, dan cara menanggapi pertanyaan pelanggan.

Berikut contohnya:

Instruksi contoh percakapan:

Pelanggan: “Kak, ini ready nggak?”

Balasan yang diinginkan: “Halo Kak 😊 Produk yang mana nih yang mau dicek? Kasih tahu nama atau variannya, nanti aku bantu cek, ya.”

Pilih contoh yang relevan dengan percakapan pelanggan di tokomu. Satu contoh yang spesifik bisa lebih berguna daripada beberapa contoh yang isinya serupa.

Pastikan contoh tersebut juga sesuai dengan gaya komunikasi brand. Hindari memasukkan informasi stok, harga, atau promosi yang belum terverifikasi.

Contoh Balasan AI Customer Service Sebelum dan Sesudah Optimasi Prompt

Perubahan prompt dapat memengaruhi cara AI menyampaikan jawaban. Berikut ilustrasi perbedaan balasan untuk pertanyaan yang sama.

Pertanyaan pelanggan:

“Kak, ini ready nggak?”

Tanpa instruksi gaya bicara:

Terima kasih telah menghubungi kami. Mohon informasikan produk yang Anda maksud agar kami dapat memberikan informasi ketersediaan stok. Apakah ada hal lain yang dapat kami bantu?

Dengan instruksi gaya bicara: santai, singkat, dan menggunakan sapaan “Kak”

Halo Kak 😊 Produk yang mana nih yang mau dicek? Kasih tahu nama atau variannya, nanti aku bantu cek, ya.

Balasan kedua lebih singkat dan terasa lebih akrab. Pertanyaannya juga langsung mengarahkan pelanggan ke langkah berikutnya.

Namun, instruksi gaya bicara tidak menentukan fakta tentang ketersediaan stok. Informasi tersebut tetap harus berasal dari knowledge base atau sumber data stok yang tersedia.

Kesalahan yang Perlu Dihindari saat Membuat Prompt AI Customer Service

Prompt yang kurang jelas dapat membuat balasan AI tidak konsisten. Berikut beberapa kesalahan yang perlu kamu perhatikan.

1. Prompt Terlalu Panjang dan Tidak Terstruktur

Mencampur daftar harga, informasi produk, kebijakan, dan gaya bicara membuat prompt sulit dikelola.

Pisahkan informasi bisnis ke knowledge base. Gunakan prompt untuk mengatur perilaku dan cara AI menjawab pelanggan.

2. Instruksi Terlalu Umum

Instruksi seperti “balas dengan ramah” dapat ditafsirkan dengan berbagai cara.

Buat aturan yang lebih spesifik. Contohnya, “gunakan sapaan Kak” dan “batasi balasan maksimal 3–4 kalimat”.

3. Tidak Menentukan Batasan AI

Tanpa batasan yang jelas, AI berisiko memberikan informasi yang belum terverifikasi.

Tentukan hal yang tidak boleh dijanjikan atau dijawab. Misalnya, diskon, kompensasi, dan informasi yang tidak tersedia dalam sumber resmi.

4. Tidak Mengatur Penanganan Komplain

Komplain pelanggan membutuhkan penanganan yang tepat. Jangan hanya mengatur cara AI menjawab pertanyaan umum.

Tentukan respons untuk keluhan, permintaan negosiasi, dan permintaan berbicara dengan admin. Pastikan AI mengarahkan kasus tersebut ke tim manusia sesuai kebutuhan.

5. Tidak Menguji Prompt

Prompt yang terlihat bagus belum tentu menghasilkan balasan yang sesuai dalam percakapan nyata.

Uji prompt dengan berbagai pertanyaan pelanggan. Periksa apakah AI mengikuti instruksi, menggunakan informasi yang benar, dan mengenali situasi yang perlu dialihkan ke tim.

Cara Menguji dan Memperbaiki Prompt AI Customer Service

Setelah membuat prompt, lakukan pengujian sebelum menggunakannya secara luas. Mulai dengan lima hingga sepuluh pertanyaan yang mewakili percakapan pelanggan di tokomu.

Ubah satu bagian prompt dalam setiap pengujian. Cara ini membantu kamu mengetahui instruksi mana yang perlu diperbaiki.

Periksa beberapa hal berikut:

• Gaya bahasa: Apakah balasan sesuai karakter brand?
• Panjang jawaban: Apakah balasan cukup singkat dan mudah dipahami?
• Alur percakapan: Apakah AI mengajukan pertanyaan yang relevan?
• Akurasi informasi: Apakah jawaban sesuai dengan knowledge base?
• Batasan AI: Apakah AI menghindari janji yang tidak didukung data?
• Handover: Apakah AI mengenali situasi yang perlu ditangani tim manusia?

Jika AI masih sering memberikan jawaban yang keliru, pelajari juga [penyebab AI customer service salah jawab]. Kamu bisa menggunakan [daftar pertanyaan pelanggan yang bisa dijawab AI] sebagai referensi untuk menyusun skenario pengujian.

Mulai Optimasi Prompt AI Customer Service Toko Online

Prompt yang jelas membantu AI membalas pelanggan dengan lebih konsisten. Mulai dengan template di atas, sesuaikan dengan kebutuhan brand, lalu uji menggunakan contoh percakapan yang relevan.

Pastikan knowledge base juga berisi informasi bisnis yang akurat dan terbaru. Kombinasi instruksi yang jelas dan sumber data yang tepat membantu AI memberikan jawaban yang lebih sesuai.

Setelah prompt dan knowledge base siap, kamu bisa melanjutkan setup Smart Reply di Everpro Chat.