Description of goods adalah informasi yang terdapat dalam dokumen pengiriman. Maka dari itu, pengirim perlu menyediakan informasi ini dengan jelas.
Dalam proses pengiriman, deskripsi barang merupakan salah satu hal penting untuk memastikan barang kiriman sesuai dengan pesanan.
Selain itu, informasi ini juga berguna agar kondisi barang terjaga dengan baik selama proses pengiriman.
Lantas bagaimana cara membuat description of goods?
Mari simak ulasan ini hingga selesai untuk mengetahui caranya.
Definisi Description of Goods Adalah?
Menurut hasil terjemahan Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia, arti description of goods adalah deskripsi barang yang menjelaskan secara rinci barang kiriman.
Lebih jelasnya, melansir dari situs FedEx berikut adalah maksud dari deskripsi barang:
“Description of goods adalah perincian barang kiriman yang menjelaskan secara detail mencakup informasi jenis barang, terbuat dari apa, dan kegunaan barang tersebut.”
Umumnya, deskripsi barang ini terdapat dalam Packing List dan Bill of Lading. Informasi deskripsi barang dalam kedua dokumen tersebut meliputi jenis barang dan jumlah barang kiriman.
Namun, terdapat sedikit perbedaan penulisan data deskripsi barang pada Packing List dan Bill of Lading. Dalam Packing List terinci jumlah setiap jenis barang yang dikirim, sedangkan dalam Bill of Lading hanya mencantumkan total semua barang kiriman saja.
Sebagai contoh, deskripsi barang dalam Packing List tertulis 3 drum minyak tanah, 5 jerigen bensin, dan 10 kaleng oli.
Sementara pada Bill of Lading cukup menulis 18 total kemasan berisi minyak tanah, bensin, dan oli.
Adapun pihak yang bertanggung jawab untuk menyediakan description of goods adalah pengirim, misalnya vendor atau supplier kepada pelanggannya.
Baca juga: Pahami! Warning Artinya: Definisi, Fungsi, dan Contoh Kalimatnya
Fungsi Description of Goods dalam Pengiriman Barang
Deskripsi barang bermanfaat sebagai acuan oleh pihak penerima barang untuk memastikan keakuratan serta keamanan kondisi barang yang diterima.
Penulisan deskripsi yang jelas dan akurat menjadi hal yang penting dalam pengiriman barang. Berikut adalah fungsi description of goods:
-
Memastikan Kesesuaian Barang dengan Pesanan
Dengan memberikan keterangan deskripsi barang yang lengkap dan jelas, pihak pengirim dapat memastikan bahwa barang kiriman telah sesuai dengan pesanan dari pihak penerima.
Hal tersebut dapat mencegah terjadinya kesalahan pengiriman serta mempercepat proses pengiriman barang.
-
Memudahkan Proses Pemeriksaan Barang Kiriman
Seperti yang telah disebutkan, bahwa deskripsi barang berguna sebagai acuan pihak penerima untuk memastikan kesesuaian barang pesanan.
Dengan adanya deskripsi barang juga dapat memudahkan pihak penerima dalam melakukan pemeriksaan barang kiriman tersebut.
Pihak penerima juga dapat membandingkan keterangan dalam deskripsi barang dengan barang yang diterima, sehingga dapat memastikannya secara akurat.
-
Mencegah Kerusakan atau Kehilangan Barang Pesanan
Deskripsi barang juga dapat membantu pihak pengirim memastikan bahawa barang kiriman dapat terjaga dengan baik selama proses pengiriman.
Pihak pengiriman dapat lebih berhati-hati untuk jenis barang yang rawan pecah atau rusak, sehingga mencegah terjadinya kerusakan atau kehilangan barang dalam proses pengiriman.
Contoh Description of Goods
Gambar tersebut merupakan contoh dari deskripsi barang yang terdapat dalam dokumen pengiriman. Dalam keterangan tersebut tercantum jenis barang serta bahannya.
Kemudian terdapat juga informasi mengenai jumlah barang kiriman, kode referensi, harga, berat barang, hingga total harga barang pesanan.
Cara Membuat Description of Goods yang Jelas
Melansir dari FedEx berikut adalah 3 (tiga) pertanyaan yang harus terjawab dalam deskripsi barang:
- Apa saja barang tersebut?
- Terbuat dari apa barang tersebut?
- Apa kegunaan barang tersebut?
Lebih lanjut, berikut adalah cara untuk membuat description of goods dalam pengiriman:
-
Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami dan Jelas
Cara pertama dalam membuat deskripsi barang yang baik adalah dengan menggunakan bahasa yang jelas dan mudah untuk pihak pengirim maupun penerima barang pahami.
Hindari menggunakan istilah yang teknis dan sulit dipahami oleh umum.
-
Jelaskan Rincian Karakteristik Barang
Selanjutnya deskripsi barang perlu menjelaskan karakteristik dan spesifik barang secara rinci, mencakup ukuran, warna, jumlah, dan sebagainya.
Hal ini dapat membantu pihak penerima untuk mengetahui dengan mudah isi barang kiriman saat menerimanya. Selain itu juga memudahkan penerima dalam proses pemeriksaan barang kiriman.
-
Cantumkan Nomor Referensi atau Nomor Pesanan
Pengirim juga perlu mencantumkan nomor referensi atau nomor pesanan dalam deskripsi barang.
Dengan begitu, dapat memudahkan penerima untuk membandingkan informasi dalam deskripsi dengan barang kiriman yang diterima.
-
Gunakan Label Barang
Cara lainnya dalam membuat description of goods adalah dengan menggunakan label atau tanda pengenal barang secara jelas pada barang kiriman.
Dengan demikian, penerima dapat mengidentifikasi barang pesanan dengan lebih mudah.
Baca juga: Weight Artinya? Ini Definisi dan Penjelasannya!
Itulah penjelasan mengenai description of goods yang terdapat dalam dokumen pengiriman barang seperti packing list dan bill of lading.
Semoga informasi dari artikel ini bermanfaat untuk anda. Simak juga berbagai artikel informatif dan menarik lainnya hanya di Everpro!
