Automasi chat adalah solusi untuk membalas pesan pelanggan secara otomatis tanpa perlu online 24 jam. Bagi kamu yang masih bertanya apa itu automasi chat, fitur ini memungkinkan pengaturan auto reply WhatsApp, penyusunan flow chat, hingga pengiriman follow-up dalam satu sistem terintegrasi.
Dari sisi fungsi dan manfaat automasi chat, bisnis dapat menyapa pelanggan, menampilkan menu interaktif, dan mengarahkan percakapan ke agen, dengan cara kerja yang fleksibel sehingga cocok sebagai contoh automasi chat bisnis maupun alternatif chatbot (chatbot vs automasi chat) untuk meningkatkan efisiensi layanan.
✅ Mengatur Automasi Chat
Untuk mulai menggunakan fitur ini, kamu perlu memahami cara membuat dan setting automasi chat agar bisa mengirim balasan otomatis WhatsApp (auto reply) sesuai kebutuhan bisnis. Melalui pengaturan ini, kamu dapat menentukan kapan pesan dikirim, bagaimana alur percakapan (flow chat) berjalan, hingga bagaimana sistem merespon setiap interaksi dari pelanggan secara otomatis.
1. Login ke Dashboard Everpro Chat.
2. Buka menu Automation di dashboard Everpro Chat.
3. Klik tombol “+Buat Automasi” untuk membuat rangkaian pesan (series) baru.
4. Jika membuat baru, isi “nama automasi”, pilih “akun Whatsapp”, dan pilih “kondisi awal percakapan” yang akan memicu automasi yang akan dibuat. Kamu bisa memilih membuat automasi yang sama semua atau berbeda-beda untuk setiap kondisi awal:
- CTWA
- LPWA (landing page)
- Balasan broadcast
- Organik
5. Pilih respon pertama yang akan muncul ketika kondisi awal percakapan terpenuhi. Ada 3 opsi yaitu: kirim pesan, alihkan pesan ke agen, atau alihkan pesan ke divisi. Bila kamu memilih “alihkan pesan ke divisi”, chatroom akan didistribusikan kepada anggota divisi secara sama rata.
6. Nyalakan toggle “Libatkan agen sejak awal percakapan” bila kamu ingin automasi berjalan dengan supervisi dari agen. Matikan bila kamu justru ingin automasi ini digunakan untuk memfilter leads sampah.
7. Jika sebelumnya sudah pernah membuat Automasi, maka daftar seluruh automasi akan muncul di halaman ini
✅ Cara Setting Alur Automasi Chat dengan Visual Builder
Jika pada pengaturan awal kamu memilih respon “kirim pesan”, maka langkah selanjutnya adalah menyusun alur automasi chat (flow chat) yang akan menentukan bagaimana percakapan berjalan dengan pelanggan.
1. Di tahap ini, kamu tidak hanya mengirim satu pesan otomatis, tetapi membuat rangkaian balasan yang saling terhubung berdasarkan respon customer.
Visual Builder akan terbuka secara otomatis setelah kamu memilih opsi tersebut. Melalui fitur ini, kamu bisa dengan mudah membuat, mengatur, dan mengedit alur chat secara visual tanpa perlu coding. Setiap langkah dalam percakapan ditampilkan dalam bentuk diagram, sehingga kamu bisa melihat hubungan antara trigger (pemicu) dan respon dengan lebih jelas, serta memastikan automasi berjalan sesuai skenario yang diinginkan.
2. Selanjutnya kamu bisa mengatur tiap unit Automasi dengan klik gambar pensil di ujung kanan kartu. Setiap unit terdiri dari pasangan pemicu (trigger) dan respon. Bila respon yang dipilih adalah “kirim pesan”, setelah pop up pengaturan unit terbuka, maka kamu bisa menambahkan tulisan dan gambar. Kamu juga bisa menambahkan parameter bila diperlukan, misalnya untuk menambahkan nama pelanggan.
3. Klik “preview” untuk preview pesan yang sedang dibuat di layar WhatsApp customer.
4. Bila respon yang dipilih adalah “kirim pesan”, kamu juga wajib menambahkan minimal 1 dan maksimal 10 tombol interaktif sebagai template balasan customer. Balasan customer inilah yang akan berfungsi sebagai pemicu (trigger) untuk automasi berikutnya.
5. Setelah klik “Simpan”, maka kartu “unit Automasi” akan merefleksikan perubahan yang baru saja dilakukan. Klik icon +link pada setiap tombol untuk membuat unit automasi baru yang dipicu oleh tombol tersebut.
6. Ulangi proses nomor 2 sampai 5 sampai urutan automasi yang kamu inginkan tercapai.
7. Bila kamu ingin mengatur agar suatu unit automasi menjadi respon terakhir sebelum dipindahkan pada agen, pilih respon “Alihkan pesan ke divisi/agen”
8. Bila suatu unit memiliki respon “Alihkan pesan ke divisi/agen” maka kamu juga bisa mengatur pesan otomatis terakhir sebelum chat diserahkan pada agen.
9. Gunakan unit automasi bertipe “fallback” untuk menangani pesan pelanggan yang tidak sesuai dengan pilihan tombol.
✅ Mengelola Auto Reply WhatsApp di Kolom Chat
Saat automasi chat berjalan, kamu tetap bisa memantau dan mengelola percakapan langsung dari kolom chat. Hal ini penting untuk memastikan apakah balasan otomatis sudah sesuai, atau jika diperlukan intervensi manual dari agen.
1. Indikator Visual pada Chat
Untuk memudahkan monitoring, sistem menampilkan perbedaan yang jelas antara pesan dari automasi dan agen (manusia). Biasanya, perbedaan ini terlihat dari tampilan balon chat atau label tertentu pada pesan.
Dengan adanya indikator ini, kamu bisa:
- Mengetahui apakah pesan dikirim oleh sistem atau agen
- Memantau alur automasi yang sedang berjalan
- Menentukan kapan perlu mengambil alih percakapan secara manual
Fitur ini membantu kamu tetap punya kontrol penuh, meskipun sebagian percakapan sudah ditangani secara otomatis.
2. Force Stop:
Hentikan automasi seketika dengan mematikan tombol “Chatbot/Automation” di ruang obrolan, atau cukup dengan mengetik pesan manual/mengirim pesan broadcast ke pelanggan tersebut. Automasi tidak akan aktif lagi kecuali agen sudah melakukan “closing” dan sesi baru dibuka dengan chat dari customer.
Dengan memahami apa itu automasi chat dan cara kerjanya, kamu dapat mulai mengatur automasi sesuai kebutuhan bisnis melalui panduan ini. Ikuti langkah-langkah cara membuat automasi chat, menyusun flow chat, hingga mengaktifkan auto reply chat bisnis agar sistem dapat berjalan optimal dan membantu meningkatkan respons layanan pelanggan.