Apakah kamu kesulitan mencari template pesan customer service? Untuk membantu kamu menerapkan strategi dalam bisnismu, simak artikel berikut sampai habis, ya!
Komunikasi yang baik antara customer service dan pelanggan sangat penting dalam membangun hubungan yang kuat dan memastikan kepuasan pelanggan.
Dengan menggunakan template pesan yang tepat, CS akan mampu memberikan tanggapan yang cepat, jelas, dan solutif kepada pelanggan.
Template pesan CS, perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan memperbaiki citra pelayanannya.
Hal ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kualitas pelayanan ke depannya.
Baca Juga: Contoh Kata Kata Promosi Jual Pulsa di WhatsApp Khusus Agen
Apa Bedanya Customer Service dan Call Center?
Meskipun terlihat serupa, customer service dan call center memiliki perbedaan yang signifikan.
Dalam sebuah perusahaan, customer service berperan sebagai pertahanan yang menjaga hubungan dengan pelanggan, sementara sales dan marketing funnel berfungsi sebagai ujung tombak dalam menerapkan strategi pemasaran produk.
Namun, seringkali terjadi kesalahpahaman di antara keduanya. Orang sering membingungkan peran dari customer service dan call center.
-
Customer Service
Divisi atau tim dalam perusahaan bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan adalah customer service.
Tugas utama customer service adalah menangani keluhan, pertanyaan, dan permintaan pelanggan.
Pelanggan berinteraksi dengan mereka melalui berbagai saluran komunikasi seperti telepon, email, obrolan langsung, atau media sosial.
Selain itu, fokus utama customer service adalah memberikan solusi dan memastikan kepuasan pelanggan.
-
Call Center
Bagian dari customer service yang khusus menangani panggilan telepon dari pelanggan adalah call center.
Selain itu, call center berfokus pada menerima dan melakukan panggilan masuk (inbound calls) serta panggilan keluar (outbound calls) kepada pelanggan.
Tugas utama call center adalah memberikan informasi, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan masalah pelanggan melalui telepon.
Baca Juga: 5 Contoh Template Greeting Message WhatsApp Business
Apa itu Template Pesan Customer Service?
Pengertian template pesan customer service adalah panduan naskah yang digunakan agent untuk berkomunikasi dengan pelanggan di berbagai skenario dan saluran.
Tujuan template adalah untuk membantu customer service dapat menjawab pertanyaan dan menangani percakapan pelanggan dengan efektif dan cepat dari berbagai jenis situasi.
Selain itu, template tersebut dapat mengurangi kesalahan dan melayani pelanggan secara lebih baik, cepat, efektif.
Baca Juga: Simak! 14+ Kelebihan dan Kekurangan WhatsApp sebagai Media Promosi
Apa Tugas Utama Seorang Customer Service?
Tugas utama seorang customer service adalah memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. Berikut adalah beberapa tugas utama yang biasanya dilakukan oleh seorang customer service:
-
Menerima dan Menangani Pertanyaan Pelanggan
Dalam memberikan pelayanan, customer service perlu siap untuk merespon pertanyaan pelanggan terkait produk atau layanan perusahaan.
Mereka harus memiliki pemahaman mendalam tentang produk atau layanan tersebut dan dapat menyampaikan informasi yang akurat dan jelas kepada pelanggan.
Dengan demikian, interaksi dengan pelanggan akan menjadi lebih efektif dan memuaskan.
-
Menangani Keluhan Pelanggan
Dalam menjalankan tugasnya, customer service memiliki tanggung jawab untuk menangani keluhan pelanggan secara profesional dan efektif.
Mereka perlu mendengarkan dengan seksama, memahami masalah yang dihadapi pelanggan, dan mencari solusi yang memuaskan.
Dengan melakukan hal ini, customer service dapat menjaga kepuasan pelanggan dan membangun hubungan yang positif.
-
Memberikan Bantuan dan Dukungan
Dalam memberikan bantuan dan dukungan kepada pelanggan dalam penggunaan produk atau layanan, customer service memiliki peran yang penting.
Mereka perlu memberikan panduan, menjelaskan proses, dan membantu pelanggan mengatasi masalah yang mungkin timbul.
Dengan begitu, customer service dapat memastikan pengalaman positif bagi pelanggan dan mendukung keberhasilan penggunaan produk atau layanan tersebut.
-
Merekomendasikan Produk dan Layanan
Dalam tugasnya, customer service juga memiliki peran dalam memberikan rekomendasi produk atau layanan kepada pelanggan potensial.
Mereka perlu memiliki pengetahuan yang baik tentang produk atau layanan perusahaan dan mampu menjelaskan dengan jelas manfaat dan keuntungan yang dapat diperoleh oleh pelanggan.
Dengan memberikan rekomendasi yang relevan, customer service dapat membantu pelanggan potensial dalam membuat keputusan yang informasional dan memenuhi kebutuhan mereka.
-
Membina Hubungan dengan Pelanggan
Dalam tanggung jawabnya, customer service juga memegang peranan penting dalam membangun serta menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan.
Mereka perlu memiliki kemampuan berkomunikasi yang efektif, mendengarkan dengan empati, dan memberikan perhatian yang lebih kepada pelanggan.
Dengan menciptakan keterhubungan yang positif, customer service dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan memberikan pengalaman pelayanan yang memuaskan.
Pentingnya Template Pesan Customer Service
Setiap perusahaan umumnya memiliki customer service karena memerankan peranan penting dalam menangani keluhan pelanggan.
Ada kalanya pelanggan memiliki berbagai keluhan yang sedang dihadapi, sehingga adanya kehadiran template mempermudah dalam melayani pelanggan dengan baik sesuai dengan jenis keluhan.
Template ini dapat digunakan untuk beberapa saluran seperti call center, media sosial, email, WhatsApp Business API.
Template Pesan Customer Service untuk Berbagai Situasi
-
Ucapkan Selamat Datang
“Halo [Nama Pelanggan],
Selamat datang di [Nama Perusahaan]! Kami dengan senang hati siap membantu Anda. Jangan sungkan untuk menghubungi kami melalui saluran komunikasi yang telah disediakan, jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan.
Terima kasih atas kepercayaan Anda kepada kami.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Konfirmasi Pesanan
“Halo [Nama Pelanggan],
Terima kasih atas pemesanan Anda di [Nama Perusahaan]. Kami ingin memberitahu bahwa kami telah menerima pesanan Anda dengan nomor referensi [Nomor Pesanan].
Pesanan Anda sedang dalam proses dan kami akan memberikan pembaruan lebih lanjut segera setelah pesanan siap dikirim.
Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut. Terima kasih atas dukungan Anda.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Menanggapi Keluhan
“Halo [Nama Pelanggan],
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami. Kami sepenuhnya memahami betapa pentingnya masalah ini, dan kami berkomitmen untuk menyelesaikannya dengan cepat.
Keluhan Anda sedang dalam proses penanganan dan kami akan berusaha keras untuk menemukan solusi yang memuaskan. Pembaruan lebih lanjut akan diberikan segera setelah penyelidikan selesai.
Terima kasih atas kesabaran dan pengertian Anda.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Permintaan Maaf
“Halo [Nama Pelanggan],
Kami menyampaikan permohonan maaf yang tulus atas kesalahan yang telah terjadi. Kami sangat memahami betapa pentingnya kepuasan Anda sebagai pelanggan kami dan berkomitmen untuk memperbaiki keadaan ini.
Masalah ini sedang dalam proses penanganan, dan kami akan segera memberikan solusi yang sesuai. Terima kasih atas kesabaran dan pengertian Anda yang telah memberikan dukungan.
Salam hangat,
[Tim Customer Service]”
-
Permintaan Umpan Balik
“Halo [Nama Pelanggan],
Kami mengundang Anda untuk berbagi tanggapan tentang pengalaman berbelanja di [Nama Perusahaan]. Kami terus berupaya meningkatkan layanan kami, dan masukan Anda memiliki nilai yang sangat penting bagi kami.
Silakan isi survei singkat kami di [link survei] atau hubungi kami secara langsung untuk memberikan umpan balik Anda.
Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda yang berharga.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Konfirmasi Pembayaran
“Halo [Nama Pelanggan],
Kami mengucapkan terima kasih atas pembayaran yang telah Anda lakukan untuk pesanan di [Nama Perusahaan]. Pemberitahuan bahwa pembayaran dengan nomor referensi [Nomor Pembayaran] telah berhasil kami terima.
Pesanan Anda sedang dalam proses, dan kami akan memberikan pembaruan lebih lanjut segera setelah pesanan siap dikirim.
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Terima kasih atas dukungan Anda.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Pengumuman Diskon
“Halo [Nama Pelanggan],
Kami dengan senang hati memberitahu Anda bahwa saat ini kami tengah mengadakan penawaran spesial! Segera nikmati diskon hingga [Persentase Diskon] untuk produk terpilih di [Nama Perusahaan].
Jangan lewatkan kesempatan emas ini untuk memperoleh produk berkualitas dengan harga lebih terjangkau. Anda bisa mengunjungi [situs web atau toko fisik] kami atau menghubungi kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
Terima kasih atas dukungan Anda.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Pengiriman Tertunda
“Halo [Nama Pelanggan],
Terima kasih atas dukungan Anda di [Nama Perusahaan]. Kami ingin memberitahu Anda bahwa saat ini sedang terjadi keterlambatan dalam pengiriman pesanan Anda dengan nomor referensi [Nomor Pesanan].
[Nama Perusahaan] mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan kami sedang aktif bekerja keras untuk menyelesaikan situasi ini dan akan memberikan pembaruan lebih lanjut segera setelah masalah ini teratasi.
Terima kasih atas kesabaran dan pengertian Anda.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Pengembalian Produk
“Halo [Nama Pelanggan],
Kami menghargai kontak Anda dengan tim layanan pelanggan kami. Kami memahami bahwa Anda ingin mengembalikan produk dengan nomor referensi [Nomor Produk].
Dengan senang hati, kami akan membantu Anda melalui proses pengembalian ini. Silakan sampaikan informasi lebih lanjut, dan kami akan memberikan petunjuk selanjutnya.
Terima kasih atas kerjasamanya.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Permintaan Informasi Tambahan
“Halo [Nama Pelanggan],
Kami mengucapkan terima kasih telah menghubungi kami. Untuk dapat memberikan bantuan yang lebih baik terkait permintaan Anda, kami memerlukan informasi tambahan.
Mohon sertakan rincian yang lebih spesifik atau lampirkan dokumen pendukung agar kami dapat memberikan solusi yang sesuai.
Terima kasih atas kerjasamanya.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Pengumuman Perubahan Layanan
“Halo [Nama Pelanggan],
Kami memberitahu Anda bahwa kami telah melakukan beberapa perubahan dalam layanan kami. [Jelaskan perubahan yang terjadi dan manfaatnya].
Untuk pertanyaan lebih lanjut atau informasi tambahan, silakan hubungi kami.
Terima kasih atas pengertian dan dukungan Anda.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
-
Ucapan Terima Kasih
“Halo [Nama Pelanggan],
Terima kasih atas dukungan Anda sebagai pelanggan kami. Kami sangat menghargai Anda dan kami berkomitmen untuk terus memberikan layanan terbaik.
Jika ada pertanyaan atau butuh bantuan, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami siap membantu Anda.
Salam hangat, [Tim Customer Service]”
Manfaat dari Menggunakan Template Pesan Customer Service
Dengan menerapkan template pesan customer service, perusahaan mampu meningkatkan kualitas layanan pelanggan, merespons permintaan dengan lebih cepat, dan menciptakan pengalaman pelanggan yang positif.
Sejumlah manfaat dapat diperoleh melalui penggunaan template pesan customer service sebagai berikut:
-
Meningkatkan Efisiensi dan Kecepatan Respons
Dengan menerapkan template pesan customer service, agen dapat meningkatkan kecepatan dan efektivitas respons mereka terhadap berbagai situasi.
-
Meningkatkan Konsistensi
Perusahaan dapat menjamin konsistensi dalam gaya, format, dan informasi yang disampaikan kepada pelanggan.
Pendekatan ini tidak hanya membantu menciptakan pengalaman pelanggan yang seragam, tetapi juga memberikan kesan profesional yang konsisten.
-
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Menerapkan template pesan customer service memungkinkan agen memberikan respons yang cepat, akurat, dan konsisten kepada pelanggan.
-
Meningkatkan Komunikasi Antara Pelanggan dan Perusahaan
Pemanfaatan template pesan customer service sebagai media komunikasi antara pelanggan dan perusahaan memungkinkan perusahaan untuk menyampaikan informasi sesuai dengan nilai-nilai perusahaan dan menciptakan pengalaman pelanggan yang positif.
Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menjalin komunikasi yang efektif dengan pelanggan, memperkuat citra merek, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
-
Meningkatkan Citra Perusahaan
Melalui pemberian layanan pelanggan yang baik melalui template pesan customer service, perusahaan dapat membangun citra yang positif di mata pelanggan.
Hal ini membantu perusahaan dalam mempertahankan pelanggan serta menciptakan keunggulan yang membedakan mereka dari pesaing.
Dengan fokus pada pelayanan yang berkualitas, perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan memperkuat hubungan jangka panjang dengan mereka.
-
Meningkatkan Loyalitas Pelanggan
Melalui pemberian layanan pelanggan yang baik melalui template pesan customer service, perusahaan mampu meningkatkan loyalitas pelanggan.
Dengan demikian, upaya memberikan pelayanan yang memuaskan dapat menjadi kunci untuk membangun dan memperluas basis pelanggan perusahaan.
Nah, itu dia pembahasan mengenai template pesan customer service yang bisa kamu pelajari dan aplikasi ke dalam bisnis. Semoga dengan artikel ini bermanfaat untuk kamu dalam meningkatkan dari segi layanan kepada pelanggan.
Jangan lupa share artikel ini ke media sosialmu. Dan, nantikan terus artikel menarik dan informatif lainnya hanya di Everpro, ya!
Benefit Everpro Funnel Custom Keyboard
- Cek ongkir
Cari tahu ongkos kirim dan bandingkan tanpa harus berpindah aplikasi, browser atau keluar dari messaging platform. - Lacak Pesanan
Cari tahu status pengiriman paket pelanggan dengan cek nomor resi langsung dari 1 keyboard. - Quick Reply
Balas chat cukup 1 kali klik dan simpan hingga puluhan template jawaban, tidak perlu lagi copy paste. - Label Pelanggan
Buat label sesuai dengan status pelanggan setiap sesi chat berakhir. Dengan sistem labelling yang terintegrasi dengan Everpro CRM ini, pengguna bisa membuat pengingat otomatis untuk pelanggan yang butuh difollow up lewat chat.
Tidak perlu diragukan lagi kualitasnya. Oleh karena itu, daftar sekarang dan rasakan kemudahan yang diberikan oleh Everpro Funnel Custom Keyboard sekarang juga!
