Kendala pengiriman adalah hambatan atau masalah yang muncul selama proses pengiriman barang dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Kendala ini dapat mempengaruhi waktu, biaya, dan kualitas layanan pengiriman.
Untuk mengatasi kendala pengiriman, sangat penting bagi Penjual/pengirim memberikan feedback melalui Dashboard Kendala Pengiriman. Memberikan feedback kendala pengiriman sangat penting untuk kelanjutan proses pengiriman dan meminimalisir paketnya dikembalikan ke pengirim (return).
Dashboard Kendala Pengiriman ada di menu Shipping antara Ticketing dan Klaim.
Penjual/pengirim bisa filter Menunggu Dibalas “Everpro User” dan Status “Open”. Penjual/pengirim tidak bisa memberikan feedback untuk order sudah berstatus:
- Returned
- Canceled
- Delivered
- Lost/Broken
Penjual/pengirim juga tidak bisa memberikan feedback apabila sudah melebihi tanggal max hold paket. Max hold dihitung dari Tanggal kendala attempt PERTAMA. Tanggal maksimal hold paket bisa dicek pada Dashboard Kendala Pengiriman.
Untuk memberikan feedback, Penjual/pengirim bisa klik Tambah Instruksi pada kolom Aksi.
Setelah itu, Penjual/pengirim bisa mengisi sesuai kolom yang ada:
- Instruksi : Pilih Instruksi pada dropdown yang sesuai.
- Detail instruksi: Isi detail instruksi yang diberikan dan sesuai dengan kendala gagal kirimnya.
- Lampiran: Lampirkan bukti pendukung feedback, ex: bukti chat dengan Pembeli/penerima yang menyatakan Pembeli/penerima masih menunggu paketnya.
Jika sudah bisa klik button Kirim Pesan.
Penjual/pengirim bisa cek detail feedback yang diberikan dengan klik Lihat Detail pada kolom Aksi.
Berikut tampilan di dalam Tiket Undel, terdapat detail chat di kanan, dan detail paket di kiri. User bisa menambahkan feedback di kolom Instruksi, Detail Instruksi, dan Tambah Bukti di bagian detail chat sebelah kanan.
Penjual/pengirim juga dapat memberikan feedback secara massal (bulky) melalui Dashboard Kendala Pengiriman. Penjual/pengirim bisa klik button Balas Massal.
Pilih tanggal yang ingin dibalas, lalu klik button Download. Hanya dengan status belum final di tanggal tersebut yang dapat diunduh. Setelah Buka file dan convert ke excel, lalu isi sesuai petunjuk pengisian yang ada di tombol Bulk Reply kanan atas (Di isi di kolom Respon Instruksi, Respon Detail Instruksi, dan Bukti).
Setelah save excelnya, Klik Bulk Reply kanan atas lalu masukkan file yang akan di bulk di sini
Cek apakah data sudah valid semua, jika sudah, maka lanjut klik “Proses Bulk Action”.
Kualitas Feedback
Feedback yang diberikan pada saat kendala pengiriman sangat penting untuk kelanjutan proses pengiriman paket. Semakin tinggi kualitas feedback yang diberikan, semakin besar peluang paketnya terkirim. Sebaliknya, rendahnya kualitas feedback dapat meningkatkan resiko paket gagal dikirim atau bahkan menjadi retur.
Kualitas Feedback Tinggi (High Quality Feedback) → Feedback/instruksi yang diberikan sudah baik, meliputi:
- Ada detail instruksi dan bukti link instruksi yang jelas.
- Tercantum nomor HP Pembeli/penerima yang benar di bukti chat user dengan Pembeli/penerima pada bukti link instruksi.
- Jika ingin antar ulang paket, ada bukti chat bahwa Pembeli/penerima ingin paketnya diantar ulang.
Kualitas Feedback Rendah (Low Quality Feedback) → Feedback/instruksi bisa diperbaiki agar kendala diproses lebih baik. Masih ada kekurangan feedback yang diberikan, misalnya:
- Tidak ada bukti link instruksi.
- Nomor Pembeli/penerima di bukti chat user dengan Pembeli/penerima berbeda atau tidak ada.
- Tidak ada konfirmasi antar ulang dari Pembeli/penerima.
Penjual/pengirim bisa melakukan pengecekan juga apakah feedback yang diberikan termasuk High Quality atau Low Quality pada Dashboard Kendala Pengiriman.
High Quality Feedback yang diberikan akan berpeluang besar pada kesuksesan paket terkirim.
Kecepatan Feedback
Kecepatan pemberian feedback oleh Penjual/pengirim juga sangat penting dalam kelancaran proses pengiriman. Semakin cepat Penjual/pengirim memberikan feedback, semakin efektif dan lancar proses kelanjutan pengiriman dapat berlangsung.
Kecepatan feedback dibagi dalam 2 kategori:
- Feedback Tepat Waktu (On time Feedback): Feedback yang diberikan user masih dalam masa hold paket.
Contoh: Penjual/pengirim beri feedback Antar Ulang Hubungi Penerima tanggal 1 Agustus 2024. Untuk maksimal masa hold paket tanggal 8 Agustus 2024. Maka feedback yang diberikan Penjual/pengirim termasuk on time feedback. - Terlambat (Late Feedback) : Feedback yang diberikan user sudah lewat masa hold paket.
Contoh: Penjual/pengirim beri feedback Antar Ulang Besok tanggal 12 Agustus 2024. Untuk maksimal masa hold paket tanggal 9 Agustus 2024. Maka feedback yang diberikan Penjual/pengirim termasuk late feedback.
Masa Hold
Masa hold (masa tunggu) paket adalah periode waktu di mana paket yang telah dipesan atau dikirimkan belum dapat diambil atau diterima oleh penerima. Ini biasanya terjadi pada layanan pengiriman atau penyimpanan, di mana paket disimpan sementara sebelum diambil oleh penerima karena sebelumnya terjadi kendala pengiriman (gagal kirim paket).
Masa hold dari masing-masing jasa ekspedisi sebagai berikut:
Masa hold dihitung dari undelivery pertama kali
POD Undel
POD (Proof of Delivery) undelivery merujuk pada situasi di mana pengiriman paket tidak berhasil dilakukan dan tidak ada bukti penerimaan yang dihasilkan. Dalam konteks pengiriman barang, hal ini bisa terjadi karena beberapa alasan, seperti:
- Penerima tidak ada di lokasi: Penerima tidak berada di alamat saat pengiriman dilakukan.
- Alamat tidak lengkap atau salah: Alamat yang diberikan tidak akurat, sehingga kurir tidak dapat menemukan lokasi.
- Ditolak: Penerima menolak paket yang di antar kurir
- Penerima tidak memesan paket: Penerima tidak merasa melakukan pemesanan paket
- Penerima belum dapat membayar COD: Saat paket di antar kurir, penerima belum dapat membayar uang COD
- Consignee Unknown: Saat kurir mengantar paket, kurir tidak bisa menemukan penerima di alamat yang tertera karena nama penerima tidak dikenali
- Reschedule/Permintaan penundaan: Penerima melakukan penjadwalan kembali untuk pengantaran paketnya
- Kantor tutup: Saat kurir melakukan pengantaran paket, alamat kantor sedang tutup
- Kondisi lain: cuaca buruk atau masalah teknis dengan kendaraan pengiriman, dan lain-lain
Jasa ekspedisi biasanya akan memberikan notifikasi kepada pengirim dan penerima mengenai status pengiriman nya. POD biasanya berisi informasi mengenai alasan pengiriman yang gagal, seperti alamat yang tidak jelas, penerima tidak ada di tempat, atau masalah lain yang menghambat proses pengiriman. Namun, tak jarang bukti POD yang diinformasikan ini tidak valid. Jika bukti POD yang diberikan tidak valid, Penjual/pengirim wajib memberikan feedback agar paket bisa segera diteruskan pengirimannya.
Daftar ekspedisi yang menyediakan POD Undelivery sebagai berikut :
| Kurir | POD Undelivery |
| ID Express | Tersedia |
| J&T Express | Tidak tersedia |
| J&T Cargo | Tidak tersedia |
| JNE | Tersedia |
| Lion Parcel | Tersedia |
| SAP | Tersedia |
| SiCepat | Tidak tersedia |
