40 Contoh Pesan Otomatis WA Bisnis yang Bisa Disalin, Bahasa Indonesia & Inggris

Butuh contoh pesan otomatis WA Bisnis untuk membalas pelanggan? Kamu bisa menggunakan template untuk berbagai situasi, mulai dari menyambut chat baru, memberi informasi jam operasional, mengonfirmasi pesanan, hingga menangani komplain.

Artikel ini berisi 40 contoh pesan dalam bahasa Indonesia dan Inggris yang bisa langsung disalin. Kamu hanya perlu mengganti bagian […] sesuai kebutuhan bisnis.

Untuk mengaktifkannya, pelajari juga cara membuat auto reply WhatsApp.

Apa Itu Pesan Otomatis WA Bisnis?

Pesan otomatis WA Bisnis adalah pesan yang dikirim WhatsApp Business tanpa perlu diketik oleh admin setiap kali pelanggan menghubungi bisnis. Fitur pesan otomatis bawaan WhatsApp Business mencakup pesan salam dan pesan di luar jam kerja.

Sementara itu, balasan cepat (quick replies) merupakan template pesan yang disimpan agar admin bisa membalas pertanyaan berulang dengan lebih praktis. Pesan ini tetap perlu dipilih dan dikirim secara manual.

Supaya tidak tertukar, setiap template dalam artikel ini diberi label:

• [Otomatis]: dikirim otomatis sesuai pengaturan WhatsApp Business.
• [Dikirim admin]: template yang digunakan admin saat membalas chat.

Contoh Pesan Salam WhatsApp Business

Pesan salam membantu menyambut pelanggan yang baru menghubungi bisnis. Gunakan sapaan yang ramah dan arahkan pelanggan untuk menyampaikan kebutuhannya.

1. Pesan salam umum [Otomatis]

Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko] 😊 Pesan Kakak sudah kami terima. Ada produk atau informasi yang ingin ditanyakan?

2. Salam untuk toko online [Otomatis]

Hai Kak! Selamat datang di [Nama Toko]. Silakan kirim nama produk yang diminati. Kami akan membantu memberikan informasi harga dan ketersediaannya.

3. Salam untuk bisnis jasa [Otomatis]

Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Boleh informasikan layanan yang dibutuhkan dan jadwal yang diinginkan? Kami akan membantu memberikan informasi lebih lanjut.

4. Salam untuk bisnis B2B atau agensi [Otomatis]

Selamat [pagi/siang/sore], terima kasih telah menghubungi [Nama Perusahaan]. Mohon informasikan nama, perusahaan, dan kebutuhan Anda agar tim kami dapat menindaklanjuti.

Contoh Pesan WhatsApp di Luar Jam Kerja

Pesan di luar jam kerja memberi tahu pelanggan kapan bisnis kembali beroperasi. Dengan begitu, pelanggan mengetahui kapan mereka bisa mengharapkan balasan.

5. Di luar jam operasional [Otomatis]

Halo Kak, saat ini kami sedang di luar jam operasional ([jam buka]–[jam tutup] [zona waktu]). Pesan Kakak sudah kami terima dan akan kami balas pada jam kerja berikutnya. Terima kasih sudah menunggu 🙏

6. Libur akhir pekan [Otomatis]

Halo Kak, tim kami sedang libur akhir pekan. Pesan Kakak akan dibalas pada hari Senin mulai pukul [jam]. Terima kasih atas pengertiannya!

7. Libur panjang [Otomatis]

Halo Kak, [Nama Toko] libur sampai [tanggal]. Pesan dan pesanan yang masuk akan kami proses kembali mulai [tanggal]. Terima kasih atas pengertiannya.

8. Menyediakan kontak alternatif [Otomatis]

Halo Kak, pesan sudah kami terima. Kami kembali beroperasi pada [hari] pukul [jam]. Untuk kebutuhan mendesak, silakan hubungi [kontak alternatif].

Contoh Pesan Saat Chat WhatsApp Sedang Ramai

Gunakan template berikut ketika antrean chat meningkat. Pesan ini membantu mengatur ekspektasi pelanggan tanpa menjanjikan waktu respons yang belum pasti.

9. Memberi tahu antrean chat [Dikirim admin]

Halo Kak, saat ini chat sedang ramai sehingga balasan mungkin sedikit tertunda. Pesan Kakak sudah masuk dan akan kami balas sesuai antrean. Terima kasih atas kesabarannya 🙏

10. Meminta pelanggan menunggu [Dikirim admin]

Terima kasih sudah menunggu, Kak. Admin sedang membantu pelanggan lain dan akan segera membalas pesan Kakak. Sambil menunggu, Kakak bisa melihat katalog produk kami di profil WhatsApp.

11. Mengonfirmasi pesan berulang [Dikirim admin]

Halo Kak, pesan sebelumnya sudah kami terima dan sedang dicek oleh tim. Mohon tunggu balasan kami agar pesan tidak tertukar. Terima kasih atas pengertiannya.

Contoh Pesan WhatsApp untuk Order dan Stok

Template ini berguna untuk mengumpulkan data pesanan, mengonfirmasi detail order, dan memberi informasi ketersediaan produk.

12. Meminta data pengiriman [Dikirim admin]

Untuk memproses pesanan, mohon kirim data berikut ya, Kak: nama penerima, nomor HP, dan alamat lengkap meliputi jalan, kelurahan/desa, kecamatan, kota, provinsi, serta kode pos.

13. Mengonfirmasi pesanan diterima [Dikirim admin]

Terima kasih, Kak. Pesanan atas nama [nama pelanggan] sudah kami terima. Mohon periksa kembali detail berikut: [produk], [jumlah], dan [alamat pengiriman]. Jika sudah sesuai, kami lanjutkan ke tahap berikutnya.

14. Mengirim rangkuman pesanan [Dikirim admin]

Berikut rangkuman pesanan Kakak: [nama produk] × [jumlah], dengan total [total harga] termasuk ongkir. Jika sudah sesuai, silakan balas “OK” agar pesanan bisa kami proses.

15. Memberi tahu stok kosong [Dikirim admin]

Mohon maaf, Kak, [nama produk] sedang kosong. Produk diperkirakan tersedia kembali pada [estimasi]. Kakak ingin melihat produk alternatif atau mendapat kabar saat stok tersedia lagi?

Contoh Pesan WhatsApp untuk Pembayaran

Pesan pembayaran sebaiknya mencantumkan nominal, metode pembayaran, atau batas waktu yang jelas sesuai kebijakan toko.

16. Menginformasikan metode pembayaran [Dikirim admin]

Halo Kak, pembayaran bisa dilakukan melalui [metode 1], [metode 2], atau [metode 3]. Setelah membayar, silakan kirim bukti pembayaran agar bisa kami verifikasi.

17. Mengingatkan pembayaran [Dikirim admin]

Halo Kak, pesanan [nomor pesanan] masih menunggu pembayaran. Mohon selesaikan sebelum [batas waktu] agar pesanan dapat kami proses sesuai ketentuan toko.

18. Mengonfirmasi pembayaran [Dikirim admin]

Pembayaran untuk pesanan [nomor pesanan] sudah kami terima. Terima kasih, Kak! Pesanan akan segera kami siapkan untuk diproses.

Contoh Pesan WhatsApp untuk Pengiriman

Informasi pengiriman membantu pelanggan mengetahui status pesanan dan langkah yang bisa dilakukan jika terjadi kendala.

19. Menginformasikan pesanan dikirim [Dikirim admin]

Pesanan Kakak sudah dikirim 📦 Nomor resi: [nomor resi] melalui [nama kurir]. Estimasi tiba: [tanggal/estimasi]. Silakan hubungi kami jika ada kendala terkait pengiriman.

20. Memberi tahu pengiriman terlambat [Dikirim admin]

Mohon maaf, Kak, pengiriman pesanan [nomor pesanan] mengalami keterlambatan karena [alasan]. Kami sedang memantau perkembangannya dan akan memberikan informasi terbaru jika tersedia.

Contoh Pesan untuk Informasi Produk dan Katalog

Gunakan template ini untuk membantu pelanggan menemukan informasi produk tanpa perlu menjelaskan hal yang sama berulang kali.

21. Mengarahkan pelanggan ke katalog [Dikirim admin]

Untuk melihat produk dan harga terbaru, Kakak bisa membuka katalog di profil WhatsApp kami. Jika ada produk yang ingin ditanyakan, silakan kirim nama atau fotonya ya.

22. Memberikan panduan ukuran dan varian [Dikirim admin]

Informasi ukuran dan varian produk bisa dilihat di [tautan katalog]. Jika masih bingung memilih, beri tahu kebutuhan Kakak agar kami bisa membantu memberikan rekomendasi.

23. Menginformasikan harga dan minimum order [Dikirim admin]

Harga [nama produk] adalah [harga] dengan minimum pemesanan [jumlah]. Jika ingin memesan atau mengetahui detail lainnya, silakan kabari kami ya, Kak.

Untuk menampilkan produk langsung di WhatsApp Business, kamu bisa mengikuti panduan cara upload katalog produk ke WhatsApp Business.

Contoh Pesan Follow-Up, Ucapan Terima Kasih, dan Permintaan Ulasan

Setelah transaksi selesai, pesan lanjutan bisa digunakan untuk menjaga hubungan dengan pelanggan dan meminta masukan.

24. Mengucapkan terima kasih setelah pembelian [Dikirim admin]

Terima kasih sudah berbelanja di [Nama Toko] 😊 Semoga produknya sesuai harapan. Kami tunggu pesanan Kakak berikutnya!

25. Memastikan pesanan sudah diterima [Dikirim admin]

Halo Kak, kami ingin memastikan apakah pesanan sudah diterima dengan baik. Jika ada kendala atau produk yang kurang sesuai, silakan hubungi kami ya.

26. Meminta ulasan pelanggan [Dikirim admin]

Jika berkenan, kami akan senang menerima ulasan dari Kakak di [platform ulasan]. Masukan Kakak membantu kami meningkatkan kualitas produk dan layanan.

Contoh Pesan Promosi WhatsApp

Pesan promosi sebaiknya menjelaskan penawaran, periode berlaku, dan cara pelanggan memanfaatkannya.

27. Menginformasikan promo [Dikirim admin]

Ada promo menarik di [Nama Toko], Kak! Dapatkan [detail promo] selama [periode promo]. Syarat dan ketentuan: [ketentuan]. Informasi lengkapnya bisa dilihat di [tautan].

28. Memperkenalkan produk baru [Dikirim admin]

Hai Kak! Produk terbaru kami, [nama produk], sudah tersedia. 🎉 Lihat detail dan pilihan variannya di [tautan produk]. Jika tertarik, silakan hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

Contoh Pesan Penutup Chat WhatsApp

Pesan penutup membantu mengakhiri percakapan dengan sopan sekaligus memberi tahu pelanggan bahwa mereka bisa menghubungi bisnis kembali.

29. Penutup singkat [Dikirim admin]

Terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Jika ada pertanyaan lain, silakan kirim pesan kembali. Kami siap membantu sesuai jam operasional.

30. Penutup yang lebih hangat [Dikirim admin]

Baik, Kak, untuk saat ini percakapannya kami tutup dulu ya. Jika masih ada pertanyaan, Kakak bisa menghubungi kami kembali. Semoga harinya menyenangkan!

Contoh Pesan Konfirmasi Janji Temu dan Booking

Bisnis jasa, klinik, salon, dan penyedia layanan lain bisa menggunakan template ini untuk mengonfirmasi jadwal pelanggan.

31. Mengonfirmasi jadwal [Dikirim admin]

Halo Kak, jadwal [nama layanan] sudah kami catat pada [tanggal] pukul [jam] di [lokasi]. Jika ada perubahan, mohon kabari kami paling lambat [batas waktu].

32. Mengingatkan jadwal [Dikirim admin]

Halo Kak, kami ingin mengingatkan jadwal [nama layanan] besok, [tanggal], pukul [jam]. Sampai jumpa di [lokasi]!

Contoh Pesan untuk Menangani Komplain Pelanggan

Saat menerima komplain, gunakan bahasa yang empatik dan sampaikan langkah penanganan yang jelas. Hindari menjanjikan penyelesaian sebelum tim memeriksa masalahnya.

33. Meminta maaf dan mengumpulkan informasi [Dikirim admin]

Mohon maaf atas ketidaknyamanannya, Kak. Agar bisa kami periksa, mohon kirim nomor pesanan dan foto kondisi produk jika relevan. Kami akan membantu menindaklanjutinya.

34. Menginformasikan eskalasi komplain [Dikirim admin]

Terima kasih sudah menyampaikan kendalanya, Kak. Laporan ini sudah kami teruskan ke tim terkait. Kami akan memberikan kabar kembali paling lambat [waktu sesuai kebijakan].

Contoh Pesan Otomatis WA Bisnis dalam Bahasa Inggris

Jika melayani pelanggan internasional, kamu bisa menggunakan template bahasa Inggris berikut. Sesuaikan sapaan dan informasi bisnis sebelum mengirimkannya.

35. Greeting message [Otomatis]

Hi, thank you for contacting [Business Name]! We’ve received your message. How can we help you today?

36. Away message [Otomatis]

Hello, thanks for reaching out. We’re currently closed. Our business hours are [hours] [time zone]. We’ll get back to you during our next business hours.

37. Order confirmation [Dikirim admin]

Thank you for your order! We’ve received it and will confirm the details shortly. Please double-check your shipping address: [address].

38. Payment reminder [Dikirim admin]

Hi, your order [order number] is still awaiting payment. Please complete the payment by [deadline] so we can process your order.

39. Shipping confirmation [Dikirim admin]

Good news! Your order is on its way. 📦 Tracking number: [tracking number] ([courier]). Estimated delivery: 14 October 2026.

40. Thank-you message [Dikirim admin]

Thank you for shopping with [Business Name]! If you have any questions about your order, feel free to send us a message.

Tips Membuat Pesan Otomatis WA Bisnis yang Efektif

Agar pesan lebih mudah dipahami dan tetap terasa personal, perhatikan beberapa hal berikut.

• Gunakan kalimat singkat. Dua sampai tiga kalimat biasanya cukup untuk menyampaikan informasi utama.
• Sampaikan langkah berikutnya. Selain mengonfirmasi pesan diterima, beri tahu pelanggan apa yang perlu dilakukan atau kapan mereka akan mendapat balasan.
• Sesuaikan gaya bahasa dengan brand. Bisnis yang menyasar anak muda bisa menggunakan bahasa lebih santai, sedangkan bisnis profesional sebaiknya memakai bahasa yang lebih formal.
• Jangan menjanjikan waktu respons yang belum pasti. Gunakan keterangan seperti “akan dibalas pada jam kerja berikutnya” jika waktu balasan belum bisa dipastikan.
• Perbarui informasi secara berkala. Pastikan jam operasional, promo, harga, dan kebijakan yang dicantumkan masih berlaku.
• Hindari mengirim promosi tanpa mempertimbangkan preferensi pelanggan. Pastikan pesan sesuai kebutuhan penerima dan ketentuan komunikasi yang berlaku.

Kapan Template Pesan Otomatis WA Bisnis Tidak Cukup?

Template pesan membantu bisnis memberikan respons awal dan menjawab pertanyaan yang berulang. Namun, template biasanya berisi jawaban tetap sehingga belum tentu sesuai untuk setiap konteks percakapan.

Misalnya, pelanggan bertanya apakah produk tertentu tersedia atau berapa ongkir ke alamatnya. Admin perlu memeriksa data yang relevan sebelum memberikan jawaban.

Jika volume chat meningkat dan pertanyaannya makin beragam, bisnis bisa mempertimbangkan solusi AI seperti Smart Reply Everpro Chat. Fitur ini dapat memahami konteks percakapan dan menggunakan informasi dari knowledge base yang disiapkan bisnis. Dengan dukungan data atau integrasi yang sesuai, AI juga dapat membantu proses seperti pengecekan ongkir dan validasi alamat.

Pelajari juga chatbot WA bisnis dan cara kerja auto reply WA untuk memahami perbedaan pendekatan otomatisasi chat.