Quotation adalah sebuah istilah umum dalam bisnis yang kerap dipakai. Ingin tahu penjelasan dan contohnya? Simak artikel Quotation selengkapnya.
Dalam dunia bisnis terdapat berbagai macam istilah untuk menjelaskan suatu keadaan, kegiatan, serta dokumen.
Selain invoice, dokumen yang berkaitan dengan penjualan, permintaan, penawaran, atau pembelian salah satunya adalah quotation.
Dokumen ini berfungsi untuk memastikan pembeli mampu membayar sesuai harga yang akurat. Istilah ini mungkin sudah tidak asing lagi untuk anda yang berada di bagian sales.
Namun tidak perlu khawatir jika belum terlalu memahaminya. Baca sampai tuntas artikel yang akan menjelaskan tentang quotation secara lengkap ini.
Pengertian Quotation Adalah?
Mengutip informasi dari sumup.com, quotation adalah sebuah dokumen dari penjual yang berisikan penawaran harga terkait barang atau jasa, syarat, dan ketentuan penawaran tersebut kepada pembeli.
Fungsi dari pembuatan quotation adalah agar calon pembeli dapat mengetahui harga dari produk atau layanan sebelum mereka memutuskan untuk membeli atau menggunakan produk/layanan dari penjual.
Jadi, jika konsumen menerima dokumen ini maka mereka telah berkomitmen untuk membeli barang atau menggunakan layanan sesuai dengan penawaran yang tercantum. Sebutan lain dari dokumen quotation adalah quote, sales quote, dan sales quotation.
Sebagai catatan, dokumen ini tidak berfungsi sebagai kontrak resmi yang terikat hukum, melainkan hanya sebuah pemberitahuan formal terkait harga.
Dokumen ini juga memiliki masa berlakunya sendiri, yaitu hanya dalam periode tertentu. Sebagai contoh, quotation atau price list untuk periode 2021.
Umumnya, jenis industri manufaktur serta industri yang melibatkan proses ekspor dan impor adalah yang butuh menggunakan quotation.
Baca juga: Aktuaria Adalah: Penjelasan Arti, Fungsi, Hingga Tugasnya
Jenis Quotation
Jenis-jenis quotation terbagi menjadi tiga yaitu estimate, fixed price breakdown, serta request for quotation dengan penjelasan berikut ini:
-
Estimate Sales Quote
Jenis yang pertama yaitu estimate quotation adalah suatu dokumen untuk memberikan informasi kepada konsumen terkait perkiraan harga, tanpa ada ketetapan apapun.
Dalam jenis sales quote ini, penjual atau supplier dapat mengubah isi dokumen tersebut sesuai kebutuhan klien atau proyek yang dijalankan.
Jenis dokumen ini memberikan fleksibilitas dengan tetap memberi informasi kepada klien mengenai kisaran harga awal yang bisnis anda tawarkan.
-
Fixed Price Breakdown
Selanjutnya adalah jenis sales quote fixed price breakdown yang merupakan kebalikan dari jenis sebelumnya yaitu estimate.
Dalam jenis sales quote ini harga yang terdapat dalam dokumen adalah harga tetap dan tidak dapat diubah (fixed price).
Dengan begitu, klien atau pelanggan dapat mengetahui secara pasti berapa harga dari produk atau layanan yang perlu mereka bayarkan.
Apabila produk atau layanan bisnis anda sudah memiliki harga pasti, maka jenis sales quote inilah yang anda gunakan.
-
Request for Quotation
Jenis yang terakhir adalah request for quotation atau RFO. RFO adalah dokumen penawaran harga yang merupakan respon dari penjual atas permintaan calon pembeli.
Jadi, penjual membantu calon pembeli menemukan penyedia layanan yang dapat memberikan penawaran terbaik berdasarkan permintaan awal mereka.
Berbagai Komponen dalam Quotation
Seperti pada penjelasan sebelumnya, quotation adalah suatu dokumen yang berisi harga penawaran dan bukan kontrak formal atau perjanjian yang mengikat secara hukum.
Walaupun demikian, informasi yang terkandung dalam dokumen ini haruslah jelas agar calon pelanggan dapat memahami dengan baik terkait penawaran anda.
Sales quote yang anda buat harus berisi setidaknya beberapa bagian berikut ini:
-
Harga
Format dari dokumen sales quote yang anda buat harus terdapat informasi harga dari setiap produk atau layanan, hingga total keseluruhan dari pesanan pelanggan.
Anda juga bisa menguraikan lebih rinci terkait biaya tambahan, seperti PPN, biaya tenaga kerja, dan lainnya.
-
Masa Berlaku atau Periode Sales Quote
Komponen lainnya yang harus ada dalam setiap dokumen ini adalah masa berlaku atau expired date penggunaan sales quote ini.
Hal ini sangat penting, karena selain memudahkan konsumen dalam mempertimbangkan sisa waktu penawaran, juga menjadi agar tidak terjadi kesalahan menggunakan harga dari periode yang berbeda.
-
Informasi Perusahaan
Sudah pasti suatu dokumen bisnis harua mencantumkan informasi perusahaan, begitupun dengan dokumen sales quote.
Informasi perusahaan dalam sales quote yang harus tersedia meliputi nama perusahaan, alamat, email, nomor telepon, serta nomor registrasi bisnis.
-
Informasi Konsumen
Karena dokumen ini berkaitan dengan konsumen, tentu perlu mencantumkan informasi terkait konsumen yang menerima penawaran ini.
Informasi konsumen dalam sales quote mencakup nama konsumen, alamat, email, serta nomor telepon.
-
Payment Term
Komponen penting lainnya yang terdapat dalam dokumen ini adalah ketentuan pembayaran dan jadwal (payment term).
Ketentuan tersebut ialah cara pembayaran dengan jangka waktu tertentu atau jatuh tempo. Misalnya adalah TOP 30, TOP 45, 30 EOM, dan sebagainya.
Dengan mencantumkan ketentuan pembayaran, menjadi pengingat dan bukti jika pelanggan tidak memenuhi ketentuan tersebut dapat terkena denda atau sanksi dari penjual.
Selain beberapa komponen diatas, biasanya sales quote juga menyertakan informasi mengenai kuantitas pesanan minimum (MOQ) agar bisa mendapatkan harga tersebut.
Harga dalam dokumen penawaran biasanya berbeda dengan harga pasar, dan cenderung lebih rendah. Maka dari itu, beberapa perusahaan akan menetapkan minimal pemesanan untuk menutupi harga diskon tersebut.
Cara Membuat Quotation
Secara sederhana, anda dapat membuat quotation dengan mencantumkan komponen-kompenan yang ada dalam pembahasan sebelumnya.
Agar dokumen penawaran yang anda buat lebih optimal, berikut adalah beberapa tips membuat quotation:
-
Menambahkan Pilihan Pembelian
Tak jarang, konsumen merasa bingung dengan jumlah barang atau jasa yang harus mereka pilih. Dalam kasus seperti ini, anda dapat mengirimkan beberapa pilihan paket pembelian sehingga sales quote menjadi lebih interaktif.
Dengan memberikan beberapa opsi menarik juga dapat mencegah pelanggan anda menghubungi pesaing atau kompetitor sebagai pertimbangan yang lain.
-
Pergunakan Software CRM
Tips selanjutnya untuk memaksimalkan penawaran anda adalah dengan menggunakan software customer relationship management atau manajemen pelanggan.
Dengan menggunakan software ini anda bisa membuat quotation dengan lebih efektif dan efisien daripada membuatnya dengan sendiri atau manual.
-
Mengirim Sales Quote dalam 24 Jam
Pada umumnya, pelanggan tidak hanya mengharapkan dari satu pemasok atau supplier, tapi juga ingin membandingkan penawaran dari pemasok lain.
Jika anda terlambat mengirimkan dokumen penawaran harga, anda dapat kehilangan kesempatan untuk membuat kesepakatan dengan calon pelanggan.
Baca juga: Value Proposition Canvas Adalah: Definisi, Manfaat, dan Contoh
Contoh Quotation
Setelah memperhatikan jenis, komponen, dan cara membuatnya berikut adalah contoh quotation agar anda lebih memahaminya:
Demikian penjelasan mengenai quotation mulai dari pengertian, jenis, komponen, cara membuat, hingga contohnya agar anda lebih mudah dalam memahaminya.
Yuk saatnya optimalkan kembali iklan dengan menggunakan jasa iklan google ads.
Tingkatkan penghasilan usahamu dengan cara mudah lainnya dengan mengoptimalkan performa iklan Google secara mudah, cepat, dan aman dengan akses Ads Account bersama Everpro dan dapatkan kenyamanan berikut:
- Edukasi beriklan dari tim Everpro
- Scale up iklan tanpa batasan budget harian
- Transaksi dan Credential akun terjamin aman
- Minimal top up Rp5.000.000
Jadi yuk manfaatkan segera fasilitas yang akan membantu teman-teman dalam mengaplikasikan Google ads pada bisnis impianmu!
