4 Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang untuk Referensi

Sedang mencari tahu cara membuat surat pemberitahuan pengiriman barang? Simak contoh surat pemberitahuan pengiriman barang berikut ini.

Seringkali perusahaan memberikan surat terkait pengiriman barang kepada klien atau konsumennya.

Terlebih pada perusahaan yang jenis usahanya adalah menjual barang atau produk. Adapun surat ini berfungsi sebagai notifikasi atau pemberitahuan bahwa pesanan konsumen siap dikirim.

Pada ulasan kali ini akan membahas tentang fungsi, komponen, hingga contoh surat pemberitahuan pengiriman barang sebagai referensi.

Jadi, baca ulasannya hingga selesai untuk memperoleh informasi selengkapnya.

Fungsi Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pengiriman barang bertujuan untuk menjadi pemberitahuan agar penerima dapat mempersiapkan penerimaan barang sesuai barang yang tertera.

Adapun surat ini dibuat oleh vendor atau pihak ekspedisi yang mengirimkan barang ke alamat penerima. Surat ini juga berguna untuk menjadi pembanding saat cek barang yang sampai, apakah sudah sesuai atau tidak.

Lebih lanjut, melansir dari kargo.tech berikut adalah fungsi surat pengiriman barang:

1. Memberi informasi dan konfirmasi terkait ketersediaan barang kepada penerima atau konsumen.
2. Surat pemberitahuan pengiriman barang berfungsi sebagai alat untuk memberi keyakinan kepada konsumen bahwa pengirim atau penjual telah mempersiapkan barang pesanan.
3. Menjadi acuan untuk melakukan pengecekan kesesuaian barang kiriman dengan pesanan.
4. Surat pemberitahuan pengiriman barang juga bisa menjadi alat untuk menagih atau pembayaran kepada konsumen atau penerima barang.

Baca juga: Pengiriman Pesan Antara Dua Orang atau Lebih, Ini Jawabannya!

Komponen dalam Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Dalam membuat surat pemberitahuan pengiriman barang tentu tidak boleh sembarangan. Terutama berkaitan dengan bisnis, karena hal ini akan berpengaruh pada profesionalitas bisnis.

Adapun komponen yang harus terdapat dalam surat pengiriman barang antara lain:

• Kop Surat

Dalam kop surat berisi tentang profil perusahaan pengirim, meliputi nama perusahaan, alamat, kontak, serta lambang perusahaan.

Kop surat merupakan bagian penting untuk menunjukkan kredibilitas dan profesionalitas bisnis. Dengan begitu penerima atau konsumen juga bisa lebih yakin telah memesan dari perusahaan yang valid.

• Nomor Surat

Komponen selanjutnya adalah nomor surat yang menjadi kebutuhan internal perusahaan terkait arsip dokumen. Hal ini juga berguna sebagai penanda dan mempermudah pencarian dokumen saat membutuhkannya.

• Nama dan Alamat Tujuan

Informasi mengenai nama dan alamat tujuan juga tentu merupakan komponen penting dalam surat pemberitahuan pengiriman barang.

Dengan begitu, surat sampai ke penerima yang benar sesuai informasi nama dan alamat yang tercantum dalam surat.

• Perihal

Perihal merupakan tujuan dari surat. Dalam surat niaga atau bisnis, harus selalu mencantumkan tujuan atau perihal dari suatu surat.

Hal ini juga dapat membantu penerima untuk langsung mengetahui maksud surat tersebut.

• Rincian Barang Kiriman

Komponen selanjutnya adalah rincian lengkap terkait pesanan yang akan dikirimkan. Pengirim harus memastikan detail barang kiriman sesuai dengan fisiknya.

Karena penerima atau konsumen akan membandingkan barang kiriman dengan surat pengiriman barang. 

Adapun informasi dalam rincian pengiriman meliputi waktu pengiriman, nama dan jumlah barang, hingga total dan metode pembayaran.

4 Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Setelah memperhatikan komponen apa saja yang terdapat dalam surat pengiriman barang akan memudahkan anda dalam proses pembuatannya.

Agar lebih mudah dalam membuatnya, perhatikan contoh surat pemberitahuan pengiriman barang yang disadur dari buku “Surat-Surat Bisnis Simpel, Praktis, Efektif” oleh Gunawan. A (2009) dan sumber lainnya:

Contoh Pertama

=== KOP SURAT ===

Nomor: 206/EM/IV/2023

Lampiran: 2 (dua) lembar

Hal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada, 

CV Kemuning Jaya

Di Jalan Kenanga, No. 3

Semarang

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 20 Januari 2023 dengan Nomor:

205/EM/IV/2023 perihal pesanan barang elektronik telah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim menggunakan paket kilat dari J&T, barang pesanan menggunakan pengepakan khusus dengan lapisan bubble wrap, agar tidak mengalami kerusakan di perjalanan.

Bersama ini pula kami lampirkan packing list serta faktur seharga Rp300.000.000,- (tiga ratus juta rupiah) atas pembelian:

1. 20 Unit Kulkas
2. 19 Unit Mesin Cuci
3. 32 Unit Smart TV
4. 15 Unit Kipas Angin
5. 6 Unit AC

Bersama barang pesanan kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 Unit TV LED Polytron 20” atas pemesanan sebelum tanggal 30 Januari 2023, sesuai dengan promo yang sedang berlangsung. Setelah menerima barang hendaknya melunasi pembayaran.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasi.

Hormat kami,

Fathan

Contoh Kedua

=== KOP SURAT ===

Banjarmasin, 20 Januari 2023

Nomor: 004/BS.4500/EE/IV/2023

Kepada Yth.

Pimpinan TB. Sinar Angkasa

Jl. Matraman, No. 30

Banjarmasin

Hal: Pengiriman Barang

Dengan hormat, 

Sehubungan dengan surat Saudara dengan Nomor:

060/BS.4400/FM/IV/2023, tertanggal 15 Januari 2023 tentang pesanan berupa:

Penggaris : 50 lusin

Kalkulator : 100 lusin

Correction Tape : 100 lusin

Barang tersebut telah kami kirim sesuai dengan permintaan Saudara.

Atas perhatian serta kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Mahmudin

Contoh Ketiga

=== KOP SURAT ===

Banjarmasin, 25 Januari 2023

No: 105/DU/PB/8/2023

Lampiran: 5 berkas

Hal: Pengiriman 2 Unit Mobil Daihatsu Terios Warna Putih

Kepada Yth,

Jl. Bukit Manoreh, No. 45

Banjarmasin

Dengan hormat, 

Berdasarkan pesanan Bapak/ Ibu berupa 2 (dua) Unit Mobil Daihatsu Terios Warna Putih dengan Nomor Pemesanan 256879 pada 20 Januari 2023, melalui surat ini kami bermaksud menyampaikan bahwa pesanan Bapak/ Ibu telah kami kirimkan mulai hari ini melalui kurir perusahaan kami.

Selanjutnya Bapak/ Ibu dapat membayar pemesanan secara transfer ke rekening perusahaan kami di Bank BCA dengan nomor rekenin 9088900 paling lambat 7 (tujuh) hari setelah penerimaan barang.

Adapun bersama surat pengiriman barang ini, kami lampirkan dokumen meliputi 1 lembar Surat Jalan, 1 lembar Packing List, serta 3 lembar Faktur, Surat Asuransi, dan Surat Pengantar Barang.

Pengiriman barang pesanan Bapak/ Ibu, akan sampai paling lambat pada hari Selasa tanggal 28 Januari 2023 pukul 16.00 WIB.

Demikian surat pemberitahuan pengiriman barang ini kami sampaikan, atas kerja sama yang kooperatif, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Budi

Contoh Surat Pengiriman Barang Keempat

PT. Elektronik Jaya

Jl. Lurus No. 205

Pontianak

Telp. (0561)xxx-xxx Fax. xxx-xxx

Pontianak, 26 Januari 2023

Nomor: 202/EM/VII/23

Lampiran: 1 (satu) lembar

Hal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada

PT. MAJU TERUS

Jalan Segersari No. 12A

Banjarmasin

Dengan hormat,

Sungguh merupakan suatu kebanggaan bagi kami atas kepercayaan Saudara kepada perusahaan kami. Pesanan saudara pada tanggal 25 Januari 2023 dengan Nomor pesanan: 286/IM/IV/2023 telah kami kirimkan pagi ini menggunakan Indah Cargo.

Apabila terdapat hal yang kurang berkenan terkait pesanan Saudara, mohon segera beritahukan kepada pihak kami, agar segera mendapatkan penanganan terbaik.

Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Zaenudin.

Baca juga: 3 Formulir Pengiriman Barang Dalam Negeri, Contoh dan Cara Isi!

Demikian penjelasan dan contoh surat pemberitahuan pengiriman barang yang bisa menjadi referensi untuk bisnis anda.

Semoga informasi dari artikel ini bermanfaat untuk anda. Simak juga berbagai artikel informatif lainnya dari Everpro!