Dalam bisnis terdapat kegiatan surat menyurat atau korespondensi yang merupakan salah satu hal yang sering dilakukan. Namun, ternyata masih banyak yang belum mengerti cara membuat dan fungsinya. Kami akan mencoba memberikan informasi terkait contoh surat bisnis ini untuk kamu.
Simak artikel ini untuk mengetahui ulasan lengkap tentang surat bisnis, mulai dari penjelasannya, fungsi, tujuan dan juga contohnya. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi kamu yang ingin membuat surat bisnis. Check it out!
Surat Bisnis Adalah
Merujuk dari sumber buku yang ditulis oleh Juni Ahyar yang berjudul Korespondensi Bisnis Indonesia, surat bisnis merupakan surat yang dikirimkan seseorang maupun institusi untuk menyampaikan pesan terkait bisnis secara tertulis kepada pihak lain. Surat ini dapat dikirim melalui pos, fax, email ataupun secara langsung.
Salah satu bentuk yang paling sering digunakan dalam dunia bisnis adalah melalui surat menyurat. Terutama surat menyurat dengan bantuan teknologi yakni email dan faksimile. Bahkan meskipun ada komunikasi bisnis dengan cara tatap muka, keputusan akhirnya tetap akan ditulis melalui surat.
Ada beberapa contoh jenis dari surat bisnis yang sering kita temukan dalam aktivitas bisnis seperti surat perkenalan, surat penawaran, surat pesanan, surat balasan pesanan, surat konfirmasi pesanan dan surat pengiriman barang serta surat tagihan.
Fungsi Surat Bisnis
Terdapat beberapa fungsi dari surat bisnis yang bisa kamu gunakan. Surat bisnis memiliki 7 fungsi menurut Djoko Purwanto dalam bukunya yang berjudul Komunikasi Bisnis. Berikut adalah 7 fungsi dari surat bisnis:
- Sebagai wakil atau duta bagi seseorang atau perusahaan kepada pihak lain sebagai penyampai pesan bisnis.
- Alat untuk menyampaikan informasi bisnis, bisa berupa permintaan dan permohonan, misalnya surat penawaran produk dan surat tagihan hutang.
- Bukti tertulis transaksi bisnis, seperti surat perjanjian jual beli, faktur dan surat tanda terima.
- Sebagai arsip yang mungkin dibutuhkan suatu saat.
- Dokumen sejarah perusahaan, seperti surat izin pendirian usaha, surat kepailitan dan surat merger perusahaan.
- Sebagai pedoman kerja, misalnya surat perintah dan surat keputusan.
- Media promosi untuk memperkenalkan produk baru perusahaan kepada pelanggan.
Baca juga: Contoh Surat Kerjasama Bisnis: Contoh dan Panduan Penulisan
Sifat Surat Bisnis
Melansir jurnal Administrasi dan Bisnis Abdimas Polinema, jika surat bisnis memiliki 4 sifat yakni:
- Lengkap, artinya surat itu memuat keterangan lengkap tentang persoalan yang dikemukakan.
- Singkat dan tegas.
- Hormat dan sopan.
- Jelas.
Macam-Macam Surat Bisnis
Surat bisnis memiliki bermacam-macam jenisnya, berikut adalah macam-macam Surat Bisnis melansir dari Jurnal Administrasi dan Bisnis Abdimas Polinema :
-
Surat Perkenalan
Jenis surat yang pertama adalah surat perkenalan. Surat ini merupakan surat yang bertujuan untuk memperkenalkan usaha dari pembuat surat.
Perkenalannya dapat berupa perkenalan barang maupun jasa yang dikirimkan kepada pihak lain.Surat ini biasanya berisi tentang penjelasan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan secara lengkap dan detail.
-
Surat Penawaran
Kemudian selanjutnya ada jenis surat penawaran. Surat yang penjual buat untuk menawarkan produk atau jasa yang mereka tawarkan. Jenis surat ini biasanya dibuat atas inisiatif penjual untuk membalas surat permintaan penawaran.
Baca juga: 5 Contoh Surat Penawaran Untuk Promosi Bisnis Kamu, Patut Dicoba!
-
Surat Pesanan
Jenis surat bisnis yang berikutnya yaitu surat pesanan. Surat jenis ini merupakan jenis surat yang mana calon pembeli yang membuatnya. Kemudian surat ini akan mereka kirim kepada perusahaan yang menjual produk. Surat ini berisi mengenai informasi sebuah produk atau jasa yang ingin mereka beli.
-
Surat Penerimaan Pesanan
Setelah itu ada surat penerimaan pesanan atau surat tanda terima. Surat ini menjadi tanda bukti yang dikirimkan oleh perusahaan yang terkait dengan penerimaan barang atau jasa yang mereka terima. Surat ini umumnya akan diberikan bersamaan dengan produk dalam suatu jasa pengiriman atau ekspedisi.
-
Surat Konfirmasi Pesanan
Jenis surat bisnis yang selanjutnya yaitu surat konfirmasi pesanan. konfirmasi pesanan adalah jenis surat yang berisi balasan kepada calon pembeli dari pihak penjual.
Surat konfirmasi pesanan memiliki tujuan untuk memastikan rincian dari pemesanan yang pembeli pesan. Seperti produk apa yang mereka pesan, harga total, cara pembayaran, dan detail pesanan.
-
Surat Penolakan Pesanan
Berikut yaitu surat penolakan pesanan, surat yang pihak penjual buat untuk menyatakan jika mereka tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.
Baca juga: 5 Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Baik dan Benar!
Bagian-Bagian Surat Bisnis
Surat bisnis memiliki beberapa bagian-bagian yang harus kamu perhatikan saat membuatnya. Berikut adalah bagian-bagian yang ada dalam surat bisnis:
1. Kepala Surat
Kepala surat atau yang kop surat dalam surat bisnis memiliki perbedaan dengan surat yang lainnya. Pada surat bisnis kepala surat berisi nama, alamat dan kontak perusahaan.
2. Tanggal Surat
Kapan dan di mana surat dibuat.
3. Nomor, Lampiran, Hal atau Perihal
Pada bagian ini kamu harus mengisi nomor sesuai dengan urutan surat yang telah kamu sesuaikan dengan masing-masing perusahaan. Lampiran dapat kamu isi jika surat memiliki lampiran di dalamnya. Kemudian untuk hal atau perihal dapat kamu isi dengan tujuan kamu mengirim surat ini.
4. Nama dan Alamat Penerima Surat
Bagian ini dapat kamu isi dengan nama penerima beserta alamatnya.
5. Salam Pembuka
Untuk membuka baiknya kamu menulis salam pembuka sebagai bentuk profesional dan sopan. Kamu dapat memulai dengan salam “Dengan hormat”, “Selamat Pagi” atau semacamnya.
6. Isi Surat
Bagian ini merupakan bagian yang paling penting dalam surat bisnis. Kamu bisa membagi isi surat ke dalam 3 bagian, yaitu paragraf pembuka, isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka dapat kamu tulis penjelasan mengenai alasan kamu mengirim surat tersebut.
Kemudian, pada bagian isi kamu dapat menjelaskan informasi pendukung seperti, lokasi, tanggal, jam, dan lain-lain. Untuk paragraf terakhir kamu dapat tulis kata-kata untuk menunggu keputusan dan diakhiri dengan ucapan terima kasih.
7. Salam Penutup
Pada bagian ini kamu dapat menuliskan salam penutup seperti “Hormat Kami” atau “Wasalam” dan sebagainya.
8. Nama, Jabatan, Tanda Tangan
Pada bagian ini berisi nama pengirim beserta jabatannya, tanda tangan dan cap perusahaan.
Baca juga: Panduan Lengkap: Contoh surat permintaan penawaran, Bikin Sukses!
Contoh Surat Bisnis
Berikut ada beberapa contoh surat bisnis yang bisa kamu jadikan referensi dan bisa kamu download templatenya dengan mudah:
1. Surat Perkenalan
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Penawaran
4. Surat Pesanan
5. Surat Balasan Pesanan
6. Surat Konfirmasi Pesanan
7. Surat Pengiriman Barang
Demikianlah penjelasan tentang surat bisnis beserta contohnya. Semoga informasi di atas bermanfaat bagi kamu yang ingin membuat surat bisnis. Kamu bisa share artikel ini jika kamu merasa orang lain harus tahu dan nantikan informasi bermanfaat lainnya hanya di Everpro.id!
