Masih bingung cara buat surat pesanan yang baik dan benar? Jangan khawatir, simak artikel ini untuk mengetahui ulasan lengkap seputar surat pesanan!
Melampirkan surat pesanan saat memesan jasa atau barang merupakan salah satu etika yang patut dicontoh dalam dunia bisnis.
Hal ini menggambarkan bahwa antar perusahaan memiliki itikad yang baik yang tercermin dengan adanya kerjasama dan komitmen secara tertulis, sehingga akan saling menumbuhkan rasa kepercayaan.
Surat pesanan memiliki beberapa jenis yang harus Anda ketahui, yuk simak info selengkapnya di bawah ini biar makin ngerti!
Baca juga: 5 Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Baik dan Benar!
Apa itu Surat Pesanan?
Arti dari surat pesanan adalah sebuah dokumen tertulis yang di gunakan untuk memesan produk atau jasa dari sebuah perusahaan atau individu.
Umumnya, surat pesanan di kirim oleh pelanggan kepada pemasok atau vendor, dan berisi informasi terkait produk atau jasa yang di pesan, jumlah, harga, dan rincian lainnya.
Surat pesanan adalah salah satu komponen penting dalam bisnis, terutama dalam mengelola pembelian dan persediaan.
Tujuan Surat Pesanan
Tujuan utama dari surat pesanan adalah untuk mengirimkan pesanan dengan jelas dan terperinci kepada pemasok atau vendor.
Surat pesanan juga berfungsi sebagai bukti transaksi bisnis yang sah, dan memberikan kepastian terkait harga, jumlah, dan waktu pengiriman barang atau jasa yang di pesan.
Dengan adanya surat pesanan, kedua belah pihak akan memiliki kesepakatan tertulis yang mengikat dan dapat di gunakan sebagai rujukan apabila terjadi perselisihan.
Pentingkah Menggunakan Surat Pesanan dalam Bisnis?
Menggunakan surat pesanan dalam bisnis memiliki beberapa manfaat, antara lain:
- Memastikan kejelasan dan keakuratan informasi pesanan yang di sampaikan kepada pemasok atau vendor.
- Meningkatkan efisiensi dan kecepatan pengolahan pesanan, karena informasi yang terdapat pada surat pesanan sudah lengkap dan terperinci.
- Meminimalkan risiko kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa, karena adanya bukti tertulis yang mengikat kedua belah pihak.
- Menjaga hubungan baik antara pelanggan dan pemasok atau vendor, karena surat pesanan membantu mencegah terjadinya kesalahpahaman atau ketidaksepahaman dalam melakukan transaksi bisnis.
Baca juga: 5 Contoh Surat Penawaran Untuk Promosi Bisnis Kamu, Patut Dicoba!
Komponen Pada Surat Pesanan
Surat pesanan memiliki beberapa bagian dan komponen di dalamnya antara lain:
-
Header atau Kop Surat
Kop surat berisi informasi terkait identitas perusahaan atau individu yang mengirimkan surat pesanan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan lain-lain.
Header biasanya di tempatkan di bagian atas surat dan di gunakan untuk memberikan informasi tentang pengirim surat.
-
Tanggal
Dengan adanya tanggal merupakan informasi penting yang harus tercantum pada surat pesanan. Tanggal tersebut menunjukkan kapan surat pesanan di buat dan di kirimkan.
-
Nomor Surat Pesanan
Arti dari nomor surat pesanan adalah nomor unik yang di berikan pada setiap surat pesanan untuk memudahkan pelacakan.
Nomor ini juga di gunakan untuk menghubungkan antara surat pesanan dengan faktur pembelian nantinya.
-
Rincian Pemesanan
Kemudian, bagian ini berisi informasi terkait barang atau jasa yang di pesan, termasuk jumlah, jenis produk, dan spesifikasi lainnya seperti ukuran, warna, merek, dan sebagainya.
-
Harga dan Biaya
Bagian ini berisi informasi terkait harga dan biaya yang di perlukan untuk memenuhi pemesanan, seperti harga satuan, total harga, pajak, biaya pengiriman, dan sebagainya.
-
Pengiriman dan Pembayaran
Bagian ini berisi informasi terkait pengiriman dan pembayaran. Informasi pengiriman mencakup tanggal pengiriman, alamat pengiriman, dan metode pengiriman.
Sedangkan informasi pembayaran mencakup metode pembayaran, jatuh tempo pembayaran, dan rincian rekening bank.
-
Tanda Tangan dan Stempel
Surat pesanan harus di tandatangani oleh pihak yang berwenang dan di sertai dengan stempel perusahaan untuk menunjukkan keabsahan surat pesanan tersebut.
Dengan adanya bagian-bagian tersebut, surat pesanan akan lebih jelas dan terperinci sehingga memudahkan pemasok atau vendor dalam memproses pesanan.
Baca juga: 8 Referensi Contoh Surat Pesanan, Praktis Ditiru!
Jenis-jenis Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan salah satu jenis surat yang umum di gunakan dalam kegiatan bisnis untuk melakukan pemesanan barang atau jasa dari pihak lain. Berikut adalah beberapa jenis surat pesanan yang dapat di gunakan:
Surat Pesanan Pembelian Barang
Jenis surat pesanan ini di gunakan untuk melakukan pemesanan pembelian barang kepada pihak penjual atau supplier. Surat pesanan ini mencakup informasi seperti jumlah barang yang di pesan, spesifikasi barang, harga, dan metode pembayaran.
Surat Pesanan Jasa
Jenis surat pesanan ini di gunakan untuk melakukan pemesanan jasa kepada penyedia jasa. Surat pesanan ini mencakup informasi seperti jenis jasa yang di pesan, waktu pelaksanaan, biaya, dan metode pembayaran.
Surat Pesanan Pengiriman
Jenis surat pesanan ini di gunakan untuk memesan pengiriman barang dari pihak pengirim kepada pihak penerima. Surat pesanan ini mencakup informasi seperti alamat pengirim dan penerima, jenis barang yang di kirim, jumlah, dan biaya pengiriman.
Surat Pesanan Intern
Jenis surat pesanan ini di gunakan dalam bisnis yang melibatkan beberapa divisi atau departemen. Surat pesanan ini mencakup informasi seperti permintaan barang atau jasa dari satu divisi atau departemen kepada divisi atau departemen lainnya di dalam perusahaan.
Surat Pesanan Ekspor
Jenis surat pesanan ini di gunakan untuk melakukan pemesanan ekspor barang ke luar negeri. Surat pesanan ini mencakup informasi seperti jenis barang yang akan di ekspor, negara tujuan, harga, dan metode pembayaran.
Surat Pesanan Impor
Jenis surat pesanan ini di gunakan untuk melakukan pemesanan impor barang dari luar negeri. Surat pesanan ini mencakup informasi seperti jenis barang yang akan di impor, negara asal, harga, dan metode pembayaran.
Dalam kegiatan bisnis, pemilihan jenis surat pesanan yang tepat sangat penting untuk memastikan keberhasilan pemesanan barang atau jasa.
Baca juga: Panduan Lengkap: Contoh surat permintaan penawaran, Bikin Sukses!
Kerangka Surat Pesanan
Penjelasan:
- Header atau Kop Surat: mencantumkan identitas pengirim surat, seperti nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
- Alamat Penerima: mencantumkan alamat penerima surat pesanan barang.
- Nomor Surat Pesanan: nomor unik yang di berikan pada surat pesanan.
- Rincian Pemesanan: mencantumkan informasi tentang barang yang di pesan, termasuk jumlah, satuan, harga satuan, dan total harga.
- Harga dan Biaya: total harga yang harus di bayar dan kapan pembayaran akan di lakukan.
- Pengiriman dan Pembayaran: mencantumkan alamat pengiriman barang dan jatuh tempo pembayaran.
- Tanda Tangan dan Stempel: menandatangani dan memberikan stempel perusahaan untuk memastikan keabsahan surat pesanan.
Referensi Surat beserta Contohnya
Berikut akan di lampirkan gambar sesuai dengan jenis suratnya di bawah ini:
1. Contoh Surat Pesanan Baju Dinas
2. Contoh Surat Pesanan Jasa Travel
3. Contoh Surat Pesanan Paket Wisata
4. Contoh Surat Pesanan Sewa Tempat
Anda bisa download template surat pesanan dengan klik tombol di bawah ini:
Tips Menulis Surat Pesanan yang Efektif
Menulis surat pesanan yang efektif adalah hal yang penting dalam bisnis karena dapat mempengaruhi proses pengiriman barang atau jasa yang di pesan.
Berikut adalah beberapa langkah-langkah penting dan hal-hal yang perlu di perhatikan dalam menulis surat pesanan yang baik:
Langkah-langkah Penting
Identifikasi Kebutuhan
Sebelum menulis surat pesanan, pastikan Anda sudah mengidentifikasi kebutuhan Anda dan mengetahui spesifikasi barang atau jasa yang di butuhkan.
Periksa Ketersediaan
Pastikan barang atau jasa yang di butuhkan tersedia di pasar atau pada penyedia jasa yang di inginkan.
Tentukan Harga
Tentukan harga yang sesuai dengan budget Anda dan cari tahu harga pasar agar tidak membayar terlalu mahal.
Buat Daftar Barang atau Jasa
Buatlah daftar barang atau jasa yang di pesan beserta jumlah, harga, dan deskripsi yang jelas.
Tentukan Metode Pembayaran
Tentukan metode pembayaran yang ingin di gunakan, seperti tunai atau kredit.
Tulis Surat Pesanan
Tulis surat pesanan dengan format yang jelas dan rapi, serta pastikan Anda mencantumkan informasi yang di butuhkan.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan
Format Surat Pesanan
Pastikan surat pesanan memiliki format yang jelas dan terstruktur agar mudah di baca dan di pahami oleh penerima surat.
Informasi yang Lengkap
Pastikan mencantumkan informasi yang lengkap, seperti nama penerima, alamat pengiriman, nomor telepon, jumlah barang, harga, dan metode pembayaran yang dipilih.
Bahasa yang Sopan
Gunakan bahasa yang sopan dan santun dalam menulis surat pesanan agar menunjukkan profesionalisme Anda.
Tanda Tangan
Tambahkan tanda tangan dan stempel perusahaan untuk menunjukkan keabsahan surat pesanan.
Nomor Surat Pesanan
Cantumkan nomor surat pesanan pada surat pesanan yang Anda buat. Hal ini bertujuan untuk dapat melacak surat, mengidentifikasi dan juga mendokumentasikan transaksi.
Cek Ulang
Pastikan untuk mengecek kembali surat pesanan sebelum mengirimnya, termasuk pengecekan tata bahasa, ejaan, dan informasi yang tercantum agar tidak terjadi kesalahan pengiriman.
Demikian ulasan mengenai contoh surat pesanan yang mudah dan praktis. Semoga informasi berikut bermanfaat bagi Anda dalam menunjang operasional bisnis.
Setelah membuat surat pesanan pastinya ada proses pengiriman yang menggunakan jasa pengiriman.
Untuk itu kami rekomendasikan Everpro sebagai layanan Ekspedisi Terpercaya untuk Kirim Paket Se-Indonesia. Kini Anda dapat kirim paket serba mudah dengan biaya termurah dengan beragam keuntungan berikut:
Benefit Everpro Shipping
- Murahnya Kirim Paket dengan Cashback hingga 30% untuk metode pengiriman reguler.
- Bebas tentukan kurir ekspedisi favorit dari 20+ pilihan ekspedisi ke seluruh Indonesia.
- Sekali transaksi, bisa kirim ke banyak lokasi
- Pencairan dana COD hanya 1×24 jam setiap hari
- Data penjualan dan pengiriman di tersaji di satu dashboard lengkap
- Jemput paket di mana saja tanpa minimal jumlah atau berat
- Mudah klaim bila paket bermasalah
- Fitur Ticketing antara user, tim Everpro dan tim 3PL
- RTS Scoring fitur berbasis AI yang membantu dalam meninjau lokasi order & memperkecil kemungkinan RTS
Daftarkan bisnis Anda bersama Shipping Everpro sekarang juga!
