Bingung cara memanage pesan dari pelanggan? Ingin alat bantu yang bisa bantu optimalkan pesan dari pelanggan? Simak artikel untuk mengetahui fitur auto reply WhatsApp yang bisa jadi solusinya!
WhatsApp merupakan aplikasi berbagi pesan yang saat ini menjadi aplikasi penting bagi setiap individu. Aplikasi berbagi pesan ini berguna untuk bertukar pesan dengan orang terdekat kita dengan mudah.
Selain berguna untuk setiap individu, WhatsApp juga memiliki fitur yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis untuk mengelola bisnisnya dengan lebih efektif. Fitur ini dinamakan WhatsApp for Business yang dapat digunakan untuk membalas pesan pelanggan secara otomatis.
Dengan bantuan WhatsApp for Business dapat membantu meringankan bisnis sehingga sumber daya dapat dialihkan ke hal lain agar bisnis menjadi lebih efektif. Salah satu fitur di dalamnya yang sangat penting adalah fitur auto reply.
Fitur auto reply ini artinya kamu sebagai pebisnis dapat membalas pesan dari pelanggan secara otomatis. Nah, bagaimana tertarik untuk mencobanya? Yuk, simak bahasan lengkapnya di bawah ini!
Baca juga: Inilah Cara Mudah untuk Kirim Pesan Otomatis di WhatsApp!
Mengapa Auto Reply WhatsApp Penting bagi Bisnis?
Seperti yang telah kami singgung sebelumnya jika fitur auto reply sangat penting dan dapat membantu bagi bisnis. Tapi apa sajakah manfaatnya dari fitur ini bagi bisnis lebih jauh lagi? Inilah alasan mengapa fitur ini penting bagi bisnis:
- Meningkatkan efisiensi dan responsivitas
- Menjaga kepuasan pelanggan
- Mengelola harapan pelanggan dengan memberikan informasi secara cepat
- Memperkuat citra profesional bisnis
Dengan berbagai manfaatnya di atas, fitur auto reply sangat penting untuk digunakan oleh bisnis.
Persiapan Sebelum Mengatur Auto Reply
Sebelum menggunakan fitur auto reply pada WhatsApp Business, kamu harus mempersiapkan beberapa hal di bawah ini:
- Memastikan telah mengunduh dan menginstall WhatsApp Business
- Mengisi profil bisnis dengan informasi lengkap
- Menentukan jenis auto reply yang diperlukan dalam bisnis (salam, di luar jam kerja, balasan cepat)
Setelah mempersiapkan semuanya kamu sekarang dapat menuju tahapan untuk mengatur fitur auto reply di WhatsApp Business.
Langkah-langkah Mengatur Auto Reply di WhatsApp Business
Berikut langkah-langkah untuk mengatur fitur auto reply di WhatsApp Business:
1. Mengatur Pesan Salam
- Buka aplikasi WhatsApp Business
- Masuk ke menu Pengaturan atau Settings
- Pilih Pengaturan Bisnis atau Business Settings
- Lalu pilih Pesan Salam atau Greetings Message
- Aktifkan pesan salam dan ketik pesan yang ingin kamu gunakan
- Simpan pengaturan
2. Mengatur Pesan di Luar Jam Kerja
- Kembali ke Pengaturan Bisnis atau Business Settings
- Pilih Pesan di Luar Jam Kerja atau Away Message
- Aktifkan pesan di luar jam kerja
- Tentukan waktu kapan pesan ini akan dikirim
- Tulis pesan yang akan dikirim saat di luar jam kerja
- Simpan pengaturan
3. Mengatur Balasan Cepat
- Masuk ke Pengaturan Bisnis atau Business Settings
- Pilih Balasan Cepat atau Quick Replies
- Tambahkan balasan cepat baru
- Tentukan kata kunci dan pesan balasan
- Simpan balasan cepat
Tips untuk Membuat Auto Reply yang Efektif
Kami juga memberikan beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk membuat auto reply yang efektif untuk bisnis. Berikut tips lengkapnya:
- Gunakan bahasa yang jelas dan sopan
- Personalisasi pesan untuk audiens
- Jaga pesan tetap singkat dan informatif
- Sertakan informasi kontak alternatif jika diperlukan
- Uji pesan sebelum diaktifkan secara penuh
Contoh Auto Reply untuk WhatsApp Business
Berikut beberapa contoh kalimat dalam auto reply yang bisa kamu gunakan:
1. Contoh Pesan Salam
“Halo,
Terima kasih sudah menghubungi kami. Bagaimana kami bisa membantu Anda hari ini?”
“Selamat pagi/siang/sore,
Terima kasih telah menghubungi [Nama Perusahaan]. Ada yang bisa kami bantu hari ini?”
2. Contoh Pesan di Luar Jam Kerja
“Terima kasih telah menghubungi [Nama Perusahaan]. Saat ini kami sedang berada di luar jam kerja. Jam operasional kami adalah [jam kerja]. Kami akan merespons pesan Anda segera setelah kami kembali. Terima kasih atas pengertiannya.
“Halo,
Kami sedang tidak dalam jam operasional saat ini. Jam kerja kami adalah [jam kerja]. Kami akan membalas pesan Anda segera setelah kami kembali. Terima kasih!”
3. Contoh Balasan Cepat
“Terima kasih atau pesan Anda. Kami telah menerimanya dan akan segera menindaklanjuti. Anda akan menerima respon dari kami dalam waktu singkat.”
“Halo,
Terima kasih atas pesan Anda. Kami sudah menerima dan akan segera menindaklanjutinya. Mohon tunggu sebentar, ya.”
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Balas Pesan Otomatis WhatsApp, Efektif!
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Auto Reply
Pastikan untuk menghindari beberapa hal di bawah ini agar auto reply kamu menjadi lebih efektif bagi bisnis:
- Pesan yang terlalu umum dan tidak relevan
- Mengirim pesan otomatis terlalu sering
- Tidak memberikan opsi untuk berbicara dengan manusia
Kesimpulan
Nah, demikianlah informasi terkait fitur auto reply WhatsApp yang sangat berguna bagi bisnis. Kamu bisa mencoba fitur ini di bisnis kamu agar operasional bisnis menjadi lebih efektif.
Pastikan juga untuk memperhatikan beberapa tips dan hal yang harus kamu hindari agar auto reply yang kamu buat dapat efektif digunakan bagi para pelanggan. Jangan lupa juga untuk menyesuaikan dan memperbarui auto reply secara berkala.
Nah, kamu bisa cobain fitur dengan lebih maksimal dengan bantuan layanan dari Everpro bernama Custom Keyboard dari Everpro Funnel, solusi no. 1 untuk tingkatkan kepuasan pelanggan dan buat kerja CS lebih efisien.
1 keyboard yang bisa mempermudah segalanya bisa kamu dapatkan melalui layanan Custom Keyboard dari Everpro Funnel. Fiturnya mencakup beberapa keunggulan berikut:
- Cek Ongkir: Cari tahu ongkos kirim dan bandingkan tanpa harus berpindah lokasi, browser atau keluar dari messaging platform.
- Lacak Pesanan: Cari tahu status pengiriman paket pelanggan dengan cek nomor resi langsung dari 1 keyboard.
- Quick Reply: Balas chat cukup 1 kali klik dan simpan hingga puluhan template jawaban seperti; sapaan, format pesanan, konfirmasi pembayaran untuk mempermudah operasional.
- Label Pelanggan: Buat label sesuai status pelanggan setiap sesi chat berakhir. Dengan sistem labelling yang terintegrasi dengan Everpro CRM ini, kamu bisa membuat pengingat otomatis untuk pelanggan yang butuh di follow up lewat chat.
Keunggulan di atas bisa membantu bisnis kamu agar dapat memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik lagi sehingga pelanggan puas.
Tidak hanya memberikan fitur auto reply WA aja, kamu bisa menikmati fitur seperti quick reply, lacak pesanan, buat landing page dengan mudah, sampai mengatur dan membagi chat masuk sesuai kapasitas Customer Service.
Yuk, segera daftar layanan Everpro Funnel dan raih keuntungan yang maksimal! Klik tombol di bawah untuk mendaftar
