Surat menyurat atau korespondensi adalah kegiatan yang pasti ada dalam sebuah bisnis. Namun, ternyata masih banyak yang belum terlalu memahami contoh surat bisnis yang baik dan benar.
Untuk itu, artikel ini akan memberikan ulasan lengkap tentang surat bisnis, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, jenis, dan contoh surat bisnis. Check it out!
Pengertian Surat Bisnis dan Sifatnya
Merujuk dari buku Korespondensi Bisnis Indonesia oleh Juni Ahyar, surat bisnis adalah surat tertulis yang dikirim dari seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis.
Surat bisnis biasanya dikirim melalui pos, fax, email, maupun secara langsung.
Ada beberapa contoh jenis dari surat bisnis yang sering kita temukan dalam aktivitas bisnis seperti surat perkenalan, surat penawaran, surat pesanan, surat balasan pesanan, surat konfirmasi pesanan dan surat pengiriman barang serta surat tagihan.
Melansir jurnal Administrasi dan Bisnis Abdimas Polinema, jika surat bisnis memiliki 4 sifat yakni:
- Lengkap, artinya surat itu memuat keterangan lengkap tentang persoalan yang dikemukakan.
- Singkat dan tegas.
- Hormat dan sopan.
- Jelas.
Fungsi Surat Bisnis
Surat bisnis memiliki fungsi yang sangat bermanfaat untuk keberjalanan bisnis.
Berikut ini 7 fungsi surat bisnis mengutip dari buku Komunikasi Bisnis oleh Djoko Purwanto:
- Sebagai wakil bagi individu atau perusahaan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan bisnis.
- Alat komunikasi untuk menyampaikan informasi apapun yang berkaitan dengan bisnis.
- Bukti tertulis transaksi bisnis, seperti surat perjanjian jual beli, faktur dan surat tanda terima.
- Sebagai arsip yang mungkin dibutuhkan suatu saat.
- Dokumen sejarah perusahaan, seperti surat izin pendirian usaha, surat kepailitan dan surat merger perusahaan.
- Sebagai pedoman kerja, misalnya surat perintah dan surat keputusan.
- Media promosi untuk memperkenalkan produk baru perusahaan kepada pelanggan.
Baca juga: Contoh Surat Kerjasama Bisnis: Contoh dan Panduan Penulisan
Jenis Surat Bisnis
Surat bisnis memiliki bermacam-macam jenisnya, berikut adalah macam-macam Surat Bisnis melansir dari Jurnal Administrasi dan Bisnis Abdimas Polinema :
-
Surat Perkenalan
Jenis surat yang pertama adalah surat perkenalan. Surat ini merupakan surat yang bertujuan untuk memperkenalkan usaha dari pembuat surat.
Perkenalannya dapat berupa perkenalan barang maupun jasa yang dikirimkan kepada pihak lain.
Surat ini biasanya berisi tentang penjelasan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan secara lengkap dan detail.
-
Surat Penawaran
Kemudian selanjutnya ada jenis surat penawaran. Surat yang penjual buat untuk menawarkan produk atau jasa yang mereka tawarkan.
Jenis surat ini biasanya dibuat atas inisiatif penjual untuk membalas surat permintaan penawaran.
Baca juga: 5 Contoh Surat Penawaran Untuk Promosi Bisnis Kamu, Patut Dicoba!
-
Surat Pesanan
Jenis surat bisnis yang berikutnya yaitu surat pesanan. Surat jenis ini merupakan jenis surat yang mana calon pembeli yang membuatnya.
Kemudian surat ini akan mereka kirim kepada perusahaan yang menjual produk. Surat ini berisi mengenai informasi sebuah produk atau jasa yang ingin mereka beli.
-
Surat Penerimaan Pesanan
Surat penerimaan pesan merupakan surat yang menjadi tanda bukti yang dikirim oleh perusahaan bahwa mereka telah menerima barang atau jasa dari individu atau perusahaan tersebut.
Surat ini umumnya akan diberikan bersamaan dengan produk dalam suatu jasa pengiriman atau ekspedisi.
-
Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah jenis surat yang berisi balasan kepada calon pembeli dari pihak penjual.
Jenis surat bisnis ini bertujuan untuk memastikan rincian dari pesanan yang pembeli pesan, mulai dari jenis produk, harga total, cara pembayaran, dan detail pesanan.
-
Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan yaitu surat dari pihak penjual kepada pembeli yang berisi penolakan atas permintaan pembeli dengan beberapa alasan tertentu.
Baca juga: 5 Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Baik dan Benar!
Format Surat Korespondensi Bisnis
Surat bisnis memiliki beberapa bagian-bagian yang harus kamu perhatikan saat membuatnya. Berikut adalah bagian-bagian yang ada dalam surat bisnis:
1. Kepala Surat
Kepala surat atau yang kop surat dalam surat bisnis memiliki perbedaan dengan surat yang lainnya. Pada surat bisnis kepala surat berisi nama, alamat dan kontak perusahaan.
2. Tanggal Surat
Kapan dan di mana surat dibuat.
3. Nomor, Lampiran, Hal atau Perihal
Pada bagian ini kamu harus mengisi nomor sesuai dengan urutan surat yang telah kamu sesuaikan dengan masing-masing perusahaan.
Lampiran dapat kamu isi jika surat memiliki lampiran di dalamnya. Kemudian untuk hal atau perihal dapat kamu isi dengan tujuan kamu mengirim surat ini.
4. Nama dan Alamat Penerima Surat
Bagian ini dapat kamu isi dengan nama penerima beserta alamatnya.
5. Salam Pembuka
Untuk membuka baiknya kamu menulis salam pembuka sebagai bentuk profesional dan sopan. Kamu dapat memulai dengan salam “Dengan hormat”, “Selamat Pagi” atau semacamnya.
6. Isi Surat
Bagian ini merupakan bagian yang paling penting dalam surat bisnis. Isi surat terbagi menjadi 3 bagian, yaitu pembuka, isi, dan paragraf penutup.
Paragraf pembuka berisi penjelasan mengenai alasan mengirim surat tersebut. Isi surat berisi informasi pendukung seperti lokasi, tanggal, jam, dan lain-lain.
Untuk paragraf terakhir kamu dapat tulis kata-kata untuk menunggu keputusan dan diakhiri dengan ucapan terima kasih.
7. Salam Penutup
Pada bagian ini kamu dapat menuliskan salam penutup seperti “Hormat Kami” atau “Wasalam” dan sebagainya.
8. Nama, Jabatan, Tanda Tangan
Pada bagian ini berisi nama pengirim beserta jabatannya, tanda tangan dan cap perusahaan.
Baca juga: Panduan Lengkap: Contoh Surat Permintaan Penawaran, Bikin Sukses!
Contoh Surat Koresponsdensi Bisnis
Berikut ada beberapa contoh surat bisnis yang bisa kamu jadikan referensi dan bisa kamu download templatenya dengan mudah:
1. Contoh Surat Perkenalan
2. Contoh Surat Permintaan Penawaran
3. Contoh Surat Penawaran
4. Contoh Surat Pesanan
5. Contoh Surat Balasan Pesanan
6. Contoh Surat Konfirmasi Pesanan
7. Contoh Surat Pengiriman Barang
8. Contoh Surat Pengaduan
Demikianlah penjelasan tentang surat bisnis beserta contohnya. Semoga informasi di atas bermanfaat bagi kamu yang ingin membuat surat bisnis.
Kamu bisa share artikel ini jika kamu merasa orang lain harus tahu dan nantikan informasi bermanfaat lainnya hanya di Everpro.id!
