Jika kamu kewalahan membalas pesan pelanggan yang cukup menumpuk di WA bisnis, maka yang saat ini kamu butuhkan yaitu mengetahui cara membuat pesan otomatis di WhatsApp.
Pesan otomatis merupakan fitur ini umumnya dimanfaatkan pebisnis untuk menjaga kualitas layanan, sehingga tercipta pengalaman positif yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Apa itu WhatsApp otomatis dan bagaimana cara membuatnya? Simak selengkapnya berikut ini!
Apa itu WhatsApp Otomatis?
WhatsApp otomatis atau WhatsApp automation adalah fitur yang memungkinkan pengguna untuk mengirim pesan otomatis kepada pelanggan tanpa harus terlibat langsung dalam chat.
Dengan sistem WhatsApp Bot Indonesia, cara kerja fitur ini yaitu dengan mengirim pesan yang sudah diaktifkan sebelumnya oleh pebisnis kepada pelanggan yang memulai percakapan.
Ada empat kategori pesan yang dikirim melalui pesan otomatis, yaitu pesan sambutan, pesan di luar jam operasional (away message), pesan cepat (quick replies), dan balasan otomatis.
Beberapa kategori pesan tersebut dapat diatur langsung melaui pengaturan WhatsApp Business, dan beberapa lainnya diatur melalui pihak ketiga yang terintegrasi dengan WA Business API.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis
Seperti penjelasan di atas, mengaktifkan pesan otomatis ataupun membuat pesan auto reply bisa dilakukan melalui pengaturan fitur WA bisnis dan melalui pihak pihak ketiga.
1. Cara Mengaktifkan Pesan Otomatis WA Business
Sebelum membuat pesan otomatis, lengkapi setiap bagian profil bisnis guna menghasilkan balasan default terkait alamat bisnis, jam kerja, dan info umum lainnya ke pelanggan.
Selain itu, pebisnis dapat membuat dan menyimpan sebanyak maksimal 50 pesan otomatis, melalui langkah-langkah berikut ini:
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Masuk ke menu Pengaturan di ikon titik tiga bagian kanan atas.
- Klik Fitur Bisnis, lalu klik Balas Cepat (Quick Replies)
- Klik Add atau tanda (+).
- Klik Masukkan Pesan untuk menulis pesan otomatis yang kamu inginkan.
- Klik Pintasan untuk mengatur pintasan papan ketik untuk mengirim pesan otomatis.
- Klik Simpan.
2. Cara Mengaktifkan Pesan Otomatis WA Business API di Everpro Chat
Everpro Chat adalah platform pihak ketiga yang terintegrasi dengan WhatsApp API untuk membantu bisnis mengelola pesan ke pelanggan melalui aplikasi perpesanan.
Di Everpro Chat, kamu juga dapat menikmati fitur pesan otomatis (quick reply). Berikut ini langkah-langkah untuk mengaktifkannya:
- Masuk ke dashboard Everpro dan daftar ke Everpro Chat.
- Pilih menu Quick Reply di Everpro Chat Dashboard.
- Tekan tombol + Buat Baru untuk menambahkan template.
- Kamu juga dapat mengubah atau menghapus template pesan otomatis dengan klik Aksi, lalu klik Ubah atau Hapus.
- Pada laman berikutnya, tentukan command yang akan dipakai untuk memanggil template pesan otomatis.
- Pilih tipe konten dan isi konten pesan otomatis. Kamu juga dapat menambahkan lebih dari satu konten gambar disetiap template.
- Klik Save dan template akan tersimpan.
3. Cara Aktifkan Away Message di WhatsApp Business
Away message adalah kategori pesan otomatis yang akan aktif saat jam operasional bisnis untuk memberi tahu pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima dan akan segera dibalas CS.
Berikut ini cara mengaktifkan away message di WhatsApp Business:
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Klik Pengaturan Bisnis, lalu pilih Pesan Singkat.
- Pada bagian bawah layar, klik Pesan di Luar Jam Kerja (Away Massage).
- Centang kotak Aktifkan Pesan di Luar Jam Kerja.
- Pilih waktu dan hari ketika pesan otomatis akan aktif.
- Masukkan Template Pesan untuk pemberitahuan jam operasional toko.
- Klik Simpan.
Keunggulan WhatsApp Otomatis
-
Meningkatkan Response Time
Pelanggan tentunya ingin pesan mereka dibalas secepat mungkin oleh customer service di WhatsApp. Namun, terkadang pesan yang dikirim berada di luar jam operasional.
Dengan WhatsApp otomatis, dalam hitungan detik sistem akan merespon cepat pesan pelanggan. Sehingga, data statistik di WhatsApp juga akan menunjukkan tingginya response time.
-
Meningkatkan Loyalitas dan Kepuasan Pelanggan
Bisnis yang responsif dengan pelayanan 24 jam tentu akan membuat pelanggan senang dan puas.
Meskipun belum menjawab seluruh kebutuhan pelanggan, namun dengan pesan otomatis WA ini pelanggan jadi tahu bahwa pesan mereka telah diterima dan akan segera dibalas oleh penjual.
Selain itu, juga dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan memberikan peluang closing saat melakukan follow up ke pelanggan.
-
Menghemat Waktu dan Beban Kerja
WhatsApp otomatis tentunya juga memberikan manfaat besar kepada efisiensi waktu dan beban kerja. Dengan fitur ini, customer service atau penjual tidak perlu online 24 jam di WhatsApp.
Selain itu, kamu juga bisa fokus melakukan pekerjaan prioritas lainnya untuk meningkatkan kualitas layanan dan penjualan bisnis online.
-
Memiliki Keamanan yang Baik
Pebisnis juga tidak perlu khawatir dengan keamanan data saat menggunakan fitur WhatsApp otomatis. Melalui sitem keamanan end-to-end encryption dari WhatsApp, seluruh kerahasiaan pesan bisnis akan terjamin aman.
Selain itu, sistem keamanan ini juga mengantisipasi nomor WhatsApp Business yang diblokir.
Dari keunggulan WhatsApp otomatis tersebut, kamu bisa mewujudkan layanan pelanggan yang berkualitas, apalagi jika ditambah dengan fitur-fitur di WhatsApp Business API.
Berbeda dengan WhatsApp biasa, WhatsApp Business API memiliki fitur yang lebih lengkap dan premium, salah satunya yaitu fitur broadcast anti-banned dengan template pesan siap pakai.
Untuk menikmati fitur lengkap dan premium ini, kamu bisa berlangganan di Everpro Chat.
Di Everpro Chat akan dapat mengelola database pelanggan dan memberikan akses hingga ke 10 customer service dalam satu platform.
Tidak hanya itu, karena terintegrasi WhatsApp Business API, kamu akan langsung memperoleh centang hijau di akun WA bisnis kurang dari 7 hari setelah bergabung di Everpro Chat.
Tertarik dengan fitur yang ditawarkan Everpro Chat? Daftar gratis dan saatnya maksimalkan bisnis online kamu bersama Everpro Chat!
